01Trang này để làm gì
Mỗi phụ huynh hỏi lớp là một tấm thẻ. Thẻ chạy từ trái sang phải qua tám cột. Việc của người phụ trách là đẩy thẻ của mình sang cột kế tiếp trước khi hết hạn — và không để thẻ nào nằm im.
Trang mở ở địa chỉ cms-trungtam.pages.dev/admissions, đăng nhập bằng email công việc. Ba tab ở đầu trang:
- 🎯 Phễu tuyển sinh — bảng tám cột, nơi làm việc chính.
- 📅 Lịch hẹn — mở khung giờ trống cho test và tư vấn, điểm danh sau buổi hẹn.
- 📈 Thống kê — rớt nhiều ở bước nào, ai chốt tốt, vì sao mất khách.
Nút 📖 Hướng dẫn ngay trên đầu trang mở lại đúng sổ tay này. Nút 📖 Sổ tay ở trang chủ mở sổ tay của mọi phân hệ.
Cứ 15 giây trang tự lấy tin mới. Nó nhịn khi đang mở bảng chi tiết, khi con trỏ đang nằm trong ô nhập, và trong 5 giây ngay sau một cú bấm — để không vẽ đè lên việc mình vừa làm. Góc trên bên phải có dòng ⟳ tự cập nhật · 16:31:05; giờ đó nhảy đều là trang đang sống. Chuyển đỏ nhạt nghĩa là mất mạng.
02Thêm một thẻ mới
Phụ huynh nhắn tin hỏi lớp → lập thẻ ngay, đừng để trong đầu. Thẻ chưa lập thì hệ không nhắc được ai, và đồng hồ đếm hạn cũng chưa chạy.
Khối ➕ Thêm lead (PH hỏi lớp) ở đầu bảng Kanban. Chỉ tên học sinh là bắt buộc — chưa hỏi được tên phụ huynh hay số điện thoại thì cứ lập thẻ trước, điền sau.
| Ô | Điền gì |
|---|---|
| Tên học sinh | Bắt buộc. Chưa biết tên thì ghi tạm cách nhận ra bé, sửa sau. |
| Tên phụ huynh · SĐT | Số điện thoại là thứ cả trung tâm dùng để liên hệ — thiếu là thẻ dễ nguội. |
| Lớp/khoá quan tâm | Ghi cả khối lớp nếu biết (vd "lớp 6"). Hệ dùng chỗ này để gợi ý lớp phù hợp sau khi có điểm test. |
| Nguồn | GV · Sale · Quảng cáo · Giới thiệu. Chọn Giới thiệu sẽ hiện thêm hai ô tên và số điện thoại người giới thiệu. |
| Mức | Thường · 🔥 Gấp · 🌿 Thong thả — xem mục Ngoại lệ. |
Ô tên người giới thiệu có gợi ý sẵn danh sách học sinh đang học. Gõ trúng tên một bạn thì hệ tự nối vào hồ sơ bạn ấy, và mục Thống kê sẽ đếm được ai giới thiệu nhiều nhất — thứ để trung tâm biết nên cảm ơn ai.
Phụ huynh gọi điện hoặc nhắn tin trước — chỗ đó nói rất nhiều mà không nhớ hết, nên ghi ngay vào ô 📞 trong thẻ. Tới khi lập nhóm Zalo (bước 2) mới là lúc xin thông tin chính thống: bấm 📋 Zalo trên thẻ, tin nhắn soạn sẵn chỉ hỏi những ô còn thiếu, kèm nút 🖼️ Ảnh quy trình gửi kèm để đính vào Zalo.
Phụ huynh trả lời xong thì điền vào khối 📋 Hồ sơ tiếp nhận trong ✏️. Đó là lần nhập duy nhất — về sau không ai phải hỏi lại.
Điền thiếu không sao — mọi ô ở trên đều sửa lại được trong bảng chi tiết, kể cả tên học sinh. Đừng vì chưa biết tên bé mà chưa lập thẻ.
Thẻ mới luôn rơi vào cột 1 và chưa gán ai. Chưa gán thì thẻ nằm trong mục Ngoại lệ ngay — mở thẻ, chọn người ở ô Người follow.
03Tám bước của phễu
Thẻ mới luôn rơi vào cột 1. Bấm Tiến ▶ khi việc của bước hiện tại đã xong, không phải khi bước sau đã bắt đầu.
| Bước | Xong bước này nghĩa là | Hạn rơi vào |
|---|---|---|
| B1 | Đã liên hệ được phụ huynh, ghi đủ tên con và số điện thoại | 21:00 ngày lập thẻ lập sau 20:00 → 10:00 hôm sau |
| B2 | Đã lập nhóm Zalo với phụ huynh | 21:00 ngày lập thẻ |
| B3 | Đã chốt được giờ test — dù buổi test diễn ra ngày nào | 21:00 ngày lập thẻ |
| B4 | Con đã làm bài và đã chấm xong | 21:00 ngày test |
| B5 | Đã báo kết quả và chốt được giờ tư vấn | 21:00 ngày test + 1 |
| B6 | Buổi tư vấn đã diễn ra, đã có nhận xét của người tư vấn | đúng giờ hẹn tư vấn |
| B7 | Con đã học thử, GV đã nhận xét | đúng giờ học thử |
| B8 | Đóng phí, cấp tài khoản, hướng dẫn dùng tài nguyên | đúng buổi học đầu tiên |
B1, B2, B3 đều hết hạn lúc 21:00 ngày lập thẻ — bấm Tiến không được cấp thêm giờ. Thẻ lập từ 20:00 trở đi thì cả ba bước có hạn 10:00 sáng hôm sau. Nghĩa là: hỏi buổi sáng thì trong ngày phải lập được nhóm Zalo và chốt được giờ test. Sang hôm sau mà thẻ còn nằm ở B2 là thẻ đỏ.
Buổi test có thể hẹn ngày khác — điều phải xong trong ngày là chốt được cái hẹn, không phải làm xong bài test.
04Đọc một tấm thẻ
Thẻ mặc định thu gọn, chỉ hiện tên con để một cột chứa được nhiều thẻ. Bấm vào tên là bung ra đủ thông tin và các nút. Nút ⇕ Mở hết / Thu hết ở đầu bảng mở hoặc thu tất cả cùng lúc.
- Màu của cả thẻ Mỗi người phụ trách một màu cố định — nền, sọc mép và viên tròn cùng một màu. Liếc qua là thấy cụm thẻ của ai đang dồn.
- Viên tròn ghi tên Màu có thể na ná nhau khi cả trung tâm cùng ôm thẻ, nên tên gọi viết tắt mới là cái chắc chắn. Bảng chú thích màu nằm ngay trên bảng Kanban.
- 🔥 trước tên Thẻ được đánh dấu Gấp. Xem Ngoại lệ & mức ưu tiên.
- Dòng hạn Luôn hiện, kể cả khi thẻ đang thu gọn. Ba màu — xem Hạn tính thế nào.
- Viền quanh thẻ Đỏ là đã trễ, vàng là sắp tới hạn. Nền thẻ không bao giờ đổi màu theo hạn, vì nền dành riêng cho việc nhận ra người phụ trách.
- 📋 thiếu 3 / hồ sơ đủ Còn thiếu bao nhiêu ô hồ sơ tiếp nhận (rê chuột thấy thiếu gì). Chỉ hiện từ bước 2 trở đi — bước 1 mới gọi điện, chưa có nhóm Zalo thì chưa có chỗ nào hỏi chính thống, báo thiếu lúc đó là báo động sai.
- 🔒 ổ khoá ở góc Thẻ của người khác. Xem được hết, sửa thì không.
Các nút khi bung thẻ ra
- ◀ · Tiến ▶ — lùi lại hoặc sang bước kế tiếp.
- 📅 Đặt test (chỉ ở B3) · 📅 Đặt tư vấn (chỉ ở B6) — xếp con vào một khung giờ đã mở sẵn.
- 🔗 Link PH (B3 và B6) — chép đường dẫn để phụ huynh tự chọn giờ, gửi qua Zalo.
- 📋 Zalo — soạn sẵn tin nhắn đúng với bước hiện tại, chỉ việc chép và gửi.
- ✏️ — mở bảng chi tiết. Thẻ của người khác thì nút này là 👁️ Xem.
- ✅ Chốt (chỉ ở B8) · ✕ Loại — kết thúc thẻ.
Bấm ✕ Loại sẽ hỏi lý do, chọn trong danh sách có sẵn chia hai nhóm: do mình (phản hồi chậm, đổi người phụ trách, trung tâm huỷ lịch) và do khách quan (không đạt test, giá cao, xa nhà…). Chọn cho đúng — mục Thống kê dựa vào đây để chỉ ra chỗ quy trình đang hỏng.
05Bảng chi tiết có gì
Bấm ✏️ trên thẻ. Từ 19/08/2026 bảng này chia thành bảy khối màu, xếp đúng thứ tự tám bước — thông tin của bước nào nằm trong khối của bước đó.
Bước đang đứng — viền đậm, kèm nhãn xanh đang ở đây.
Bước đã qua — có dấu ✓.
Bước chưa tới — nhạt đi, nhưng vẫn nhập được. Bấm vào ô nào là khối đó sáng lên.
Vì sao không khoá bước chưa tới: thực tế hay có thông tin về sớm — phụ huynh nhắn trước ngày sinh của con, giáo viên nói trước một câu về buổi test. Chặn lại thì người ta ghi ra giấy rồi quên.
Trước hôm ấy các vùng nằm lộn thứ tự: nhận xét tư vấn (bước 6) nằm trên điểm test (bước 5), ảnh buổi test (bước 4) rơi xuống tận cuối sau cả bước 8. Người dùng đọc thẻ theo dòng thời gian của ứng viên, mà thẻ lại xếp theo thứ tự mã được viết ra — nên mỗi lần tìm một ô là phải quét cả thẻ.
Hai thứ không thuộc bước nào tách riêng: khối ⚙️ Ai lo thẻ này (người follow, mức ưu tiên, hạn bước) lên trên cùng, và ô Ghi chú chung xuống dưới cùng.
Từng khối có gì
- 📊 Trạng thái tổng quan — bước hiện tại, người đang giữ thẻ, người lập thẻ, người cho test và tư vấn, nhận xét, tình trạng thu phí. Đọc khối này là nắm được cả hành trình, khỏi lướt hết form.
- 📞 Ghi nhanh cuộc trao đổi đầu — bước 1 là gọi điện, phụ huynh kể rất nhiều thứ không ô nào chứa được: con đang học ở đâu, sợ nhất phần nào, giờ nào đưa đón được. Ghi thẳng vào đây. Cố ý tách khỏi ô Ghi chú, vì ô đó bị ghi đè bằng lý do loại khi bấm ✕ — nếu dùng chung thì mọi thứ nghe được qua điện thoại sẽ mất đúng lúc cần đọc lại nhất.
- 📋 Hồ sơ tiếp nhận — tên gọi ở nhà, ngày sinh, giới tính, trường, lớp ở trường, điểm thi gần nhất ở trường, mục tiêu học, khu vực. Có dòng báo ngay còn thiếu ô nào. Gõ một lần ở đây, chốt thẻ là cả 16 ô chảy thẳng sang hồ sơ học sinh, không ai phải nhập lại.
- 📇 Thông tin liên hệ — tên học sinh, tên phụ huynh, số điện thoại, lớp quan tâm, nguồn. Sửa được bất cứ lúc nào. Lập thẻ là lúc biết ít nhất — phụ huynh mới nhắn một câu, chưa kịp hỏi tên con — nên cứ lập trước rồi hỏi thêm được gì thì điền vào. Đổi Nguồn sang Giới thiệu thì hai ô người giới thiệu tự hiện ra.
- Người follow — người chịu trách nhiệm chuyển thẻ. Đổi ở đây là đổi luôn người nhận việc nhắc.
- Mức ưu tiên · Hạn bước hiện tại — hệ tự đặt hạn, gõ tay thì hệ tôn trọng.
- Điểm test — gõ điểm vào là hệ gợi ý ngay 3 lớp có điểm trung bình gần nhất, ưu tiên lớp cùng khối với ô "lớp quan tâm". Chỉ để tham khảo, giáo viên quyết định cuối.
- Kết quả test — Đạt / Trượt. Chọn Trượt sẽ hỏi luôn có loại thẻ khỏi phễu không.
- 🎓 Lớp học thử và Ngày giờ học thử — chọn lớp thật để hệ tự báo giáo viên và trợ giảng của lớp đó. Điền giờ là hạn bước 7 nhảy theo.
- 📝 Nhận xét tư vấn và học thử — chỉ hiện khi người tham gia đã gửi về.
- 🎒 Bước 8 — buổi học đầu tiên và ba việc bàn giao.
- Ghi chú · 📷 Ảnh buổi test — chụp thẳng bằng điện thoại lúc gặp phụ huynh và con; ảnh hiện thành viên 📷 trên thẻ, ai cũng bấm xem được.
- 🕐 Lịch sử chỉnh sửa — cuối cùng, xem mục Quyền sửa.
Vẫn xem được tất cả, nhưng mọi ô đều mờ và không có nút Lưu, kèm dải cam ghi rõ thẻ đang do ai phụ trách.
06Kết quả test theo từng kỹ năng
Ô Điểm test ở trên chỉ là một con số tóm tắt. Khối này mới là chỗ ghi chi tiết — và là thứ vẽ ra biểu đồ cho phụ huynh xem.
Ba lứa thi ba bộ đề khác nhau, mỗi bộ bốn tới sáu trục. Chọn bộ đề trước, các trục cần nhập sẽ tự hiện đúng.
Bộ đề — Starters · Movers · Flyers · KET · PET · IELTS · đề nội bộ. Đổi bộ đề là các trục vẽ lại.
Số câu đúng / tổng câu — gõ hai số, không gõ phần trăm.
Bốn mức chấm phần nói — phát âm, trôi chảy, vốn từ, dám nói. Khác ô Nói (điểm bài) ở trên: đó là điểm, còn đây là con yếu ở mặt nào.
Ô viết tự do — chỗ giáo viên kể chuyện. Chữ này sẽ hiện trong bản cho phụ huynh xem, nên viết như nói với phụ huynh.
72% có thể là 18/25 hay 36/50 — hai bài ấy không đáng tin như nhau. Lưu phần trăm là vứt mất thông tin không lấy lại được; lưu hai số thì lúc nào cũng tính ra tỉ lệ để vẽ, mà gốc vẫn còn.
| Lứa | Bộ đề | Trục | Ghi thế nào |
|---|---|---|---|
| Cấp 1 | Starters · Movers · Flyers | Nghe · Đọc-Viết · Nói · Từ vựng | số câu đúng / tổng |
| Cấp 2 | KET · PET | thêm Ngữ pháp | số câu đúng / tổng |
| Lớp 10+ | IELTS | Nghe · Đọc · Viết · Nói | band 0–9, bước nhảy 0,5 |
| Ngữ pháp · Từ vựng | số câu đúng / tổng |
Riêng IELTS trộn hai thang nên ô tổng của bốn kỹ năng khoá cứng ở 9, không sửa được — còn ngữ pháp với từ vựng vẫn đếm câu như thường.
Trục nào chưa chấm thì để trống, hệ bỏ qua chứ không ghi dòng rỗng. Nhưng đã gõ điểm thì phải có tổng câu, và điểm không được lớn hơn tổng — sai là màn hình chặn ngay, chỉ rõ sai ở trục nào.
Biểu đồ và bản cho phụ huynh
Lưu xong là biểu đồ hiện ngay dưới.
Mở bản cho phụ huynh xem — bung ra một tờ sạch, có nút in.
Thanh kỹ năng — màu theo mức: xanh từ 80%, vàng 60–79%, cam dưới 60%.
Chấm tròn phần nói — bốn mức, đếm chấm là biết.
Tên bé · bộ đề · ngày chấm · các thanh điểm · nhận xét của giáo viên. Không có gì khác lọt ra — không số điện thoại, không ghi nhanh cuộc gọi, không lý do loại, không nhận xét nội bộ, không tên người phụ trách.
Làm theo danh sách cho phép, chứ không phải bỏ bớt thứ cấm: thêm ô mới vào thẻ sau này, thì ô đó không tự lọt ra ngoài. Nếu làm ngược lại thì mỗi lần thêm ô lại phải nhớ giấu, mà quên một lần là lộ ghi chú nội bộ ngay trước mặt người ta.
Nút 🖨️ In / lưu PDF in ra chỉ tờ giấy ấy — không dính nền tím của trang, không dính thẻ phía sau.
07Xếp lớp — hỏi ý kiến giáo viên
Có điểm rồi thì hỏi giáo viên lớp nào hợp. Hỏi được nhiều người, mỗi người cho một ý kiến riêng, không ai đè lên ai.
Đã trả lời — hiện lớp họ chọn và lý do. Xếp lên trên.
Đang chờ — viền đứt nét, kèm giờ đã hỏi. Chưa trả lời vẫn phải thấy, không thì bấm hỏi xong màn hình không đổi gì.
Chọn giáo viên để hỏi — danh sách bỏ người đã hỏi, thay bằng lựa chọn ↻ Nhắc lại.
Chốt lớp cuối cùng — chỉ hiện khi đã có ít nhất một ý kiến.
Ý kiến không phải quyết định
Giáo viên cho ý kiến. Chốt lớp là việc của người phụ trách thẻ. Hai chuyện tách hẳn, nên hỏi mười người vẫn giữ đủ mười ý kiến.
Đó chính là lý do đáng hỏi nhiều người. Khi lệch, thẻ hiện hẳn một dòng cam: «Các giáo viên chọn khác nhau. Đọc lý do từng người rồi chốt — chỗ lệch này thường là chỗ đáng bàn nhất.»
Nếu hệ im lặng lấy cái ghi sau thì hỏi mười người cũng như hỏi một.
Còn người chưa trả lời mà muốn chốt luôn thì được — khối Chốt có nhắc «Còn 1 người chưa trả lời» để anh chị biết mình đang chốt khi chưa nghe đủ.
Phía giáo viên thấy gì
Bấm hỏi là hệ sinh một việc trong app Công việc Coach của đúng người ấy: 🎓 Xếp lớp — tên bé. Mở ra thấy luôn tuổi con, lớp ở trường, mục tiêu, và điểm test — không phải mở sang trang Tuyển sinh để xem rồi quay lại chọn.
Có sẵn lựa chọn ⚠ Chưa có lớp nào phù hợp, vì đó là câu trả lời thật và đáng ghi lại. Ai đã cho ý kiến rồi thì lần sau mở ra thấy lại lựa chọn của mình, sửa được — nút đổi thành Sửa ý kiến — và không đụng ý kiến người khác.
Chưa nhập điểm test mà chuyển — giáo viên mở ra không có số để mà quyết. Người được chọn không phải giáo viên — việc xếp lớp không giao cho kế toán. Giáo viên đã nghỉ. Chặn nằm ở máy chủ, gọi thẳng vào bỏ qua màn hình cũng bị từ chối y hệt.
08Hạn tính thế nào
Hạn không phải "mấy ngày kể từ lúc bấm". Nó neo vào ngày thật của việc — ngày lập thẻ, ngày test, giờ hẹn tư vấn, giờ học thử, buổi học đầu tiên.
Còn thời gian. Hiện ngày giờ; nếu là hôm nay thì ghi 21:00 hôm nay.
Còn dưới 3 tiếng. Thẻ có thêm viền vàng.
Đã quá hạn. Viền đỏ, và thẻ vào mục Ngoại lệ.
Chưa có ngày thật thì sao
Nếu chưa ai đặt được lịch hoặc chưa điền ngày, hạn là 21:00 hôm nay — nghĩa là hôm nay phải chốt được cái ngày đó. Đây là cách hệ nhắc không để lead nguội.
Riêng khi bấm từ 20:00 trở đi thì hạn là 10:00 sáng hôm sau. Việc mở lúc chín giờ tối mà bắt xong trong một tiếng là thước đo vô lý — mà thước vô lý thì người ta học cách phớt lờ màu đỏ, hỏng luôn những lần đỏ thật.
Đặt được lịch là hạn tự nhảy ngay
Xếp con vào một khung giờ, hoặc điền Ngày giờ học thử, hoặc điền Buổi học đầu tiên — hạn đổi theo lập tức, không cần chờ bấm Tiến.
Trong bảng chi tiết có ô Hạn bước hiện tại. Gõ tay vào đó thì hệ tôn trọng, không đè lên. Chỉ khi ô đó để nguyên thì hệ mới tự tính.
09Ai sửa được thẻ nào
Từ 13/08/2026, thẻ không còn ai cũng sửa được.
Sửa được mọi thẻ
- Tài khoản chủ (Thắng)
Sửa được thẻ của mình
- Người đang được giao thẻ
- Người đã lập thẻ đó — kể cả khi thẻ đã giao cho người khác
Chỉ xem
- Mọi người còn lại
- Thẻ hiện 🔒, bảng chi tiết khoá cứng, không có nút Lưu
Không còn hiện trong danh sách chọn người follow, không hiện trên lịch team, và hệ ngừng sinh việc cho họ. Nhưng tên vẫn hiện đúng trong mọi bản ghi cũ — lịch sử ai từng làm gì không bị xoá. Thẻ đang do người đã nghỉ giữ thì ô chọn vẫn hiện tên họ kèm chữ "(đã nghỉ)", nhớ giao lại cho người khác.
Ngoại lệ duy nhất: giáo viên, trợ giảng và người tư vấn vẫn ghi được nhận xét vào thẻ họ không phụ trách — nhưng ghi từ app Công việc của họ, không phải từ trang này. Xem Nhận xét ngược về.
Cuối bảng chi tiết có mục 🕐 Lịch sử chỉnh sửa: giờ nào, ai, sửa ô nào, từ gì thành gì. Đổi bước, đổi người phụ trách, sửa điểm test, sửa ghi chú — tất cả đều nằm đó. Không ai xoá được nhật ký này, kể cả từ trang.
10Tab Lịch hẹn
Tab này không phải nơi hẹn giờ cho một bạn cụ thể. Nó là nơi mở ra các khung giờ trống — và mọi khung của mọi người gộp thành một kho giờ chung của cả team.
Khung giờ gắn với người mở khung. Xếp một bạn vào khung của ai thì người đó nhận việc nhắc trong app Công việc của họ, còn thẻ vẫn do người phụ trách giữ. Nhờ vậy giờ hẹn của gia đình không phụ thuộc vào lịch của một người.
Ai thật sự cho test hiện ngay trên thẻ: 🧪 Nguyệt · 14/08 10:00. Dòng này lấy từ lịch hẹn đã đặt nên luôn đúng — không có ô nào phải gõ tay và không thể lệch khi đổi lịch.
Đầu tuần: đăng ký giờ rảnh một lần
Khối 🗓️ Đăng ký giờ rảnh cả tuần: chọn tên mình, loại, tích các thứ (T2…CN), giờ, và số tuần lặp — một lần bấm ra cả loạt khung. Mốc đã trôi qua và khung đã có sẵn sẽ tự bỏ qua, bấm lại hai lần không sinh khung trùng.
Bảng 👥 Lịch team theo tuần ngay dưới cho thấy hàng của từng người, cột là bảy ngày — nhìn ra ngay ai đã đăng ký, ai chưa. Dòng cuối liệt kê thẳng tên những người chưa đăng ký giờ nào tuần đó.
Ba việc tách rời nhau
- Mở khung giờ trống — ở tab Lịch hẹn. Chọn ai đứng, loại (Test hay Tư vấn), ngày giờ, dài bao lâu, nhận mấy bạn. Coach mở khung Test; giáo viên và người tư vấn mở khung Tư vấn. Lúc này chưa gắn với ai cả.
- Xếp một bạn vào khung — ở thẻ, bằng nút 📅 Đặt test (B3) hoặc 📅 Đặt tư vấn (B6). Chỉ hiện những khung cùng loại, còn chỗ và chưa qua giờ. Hoặc gửi 🔗 Link PH để phụ huynh tự chọn. Bấm nút này sẽ hỏi phụ huynh được thấy gì: cả kho giờ team (mặc định — nhiều lựa chọn, đỡ lỡ hẹn) hay chỉ giờ của người phụ trách (khi muốn chính người đó gặp gia đình). Mỗi dòng ghi sẵn còn bao nhiêu khung trống.
- Điểm danh sau buổi hẹn — quay lại tab Lịch hẹn. Khung đã qua giờ thì mỗi tên hiện ✓ đến / ✗ vắng. Bấm rồi là khoá màu, không sửa lại được.
Khung chưa tới giờ có 🔔 để soạn tin nhắc phụ huynh, và ✕ để huỷ chỗ của một bạn. Nút Xoá slot huỷ cả khung giờ và mọi chỗ đã đặt trong đó.
Khung giờ mở ra mà quá giờ không ai đặt sẽ tự đóng, không cần dọn tay.
11Nhận xét ngược về
Bước 6 và bước 7 có người khác tham gia: người tư vấn ngồi với phụ huynh, giáo viên dạy buổi học thử. Nhưng thẻ vẫn chỉ có một chủ — người được giao. Người tham gia không đẩy thẻ; họ gửi nhận xét ngược lại cho chủ thẻ.
- Đặt được lịch tư vấn hoặc điền giờ học thử → hệ tự tạo một việc cho đúng người tham gia, hiện trong app Công việc của họ.
- Họ bấm 📝 Nhận xét ngay trên việc đó, chọn một trong ba mức và ghi chú thêm.
- Chủ thẻ thấy ngay trong danh sách việc của mình một dòng nền vàng: 🔔 … đã phản hồi — tới lượt bạn quyết định bước tiếp. Bấm vào là mở thẳng đúng thẻ.
- Nhận xét cũng hiện thành viên màu ngay trên thẻ ở bảng Kanban, và thành một khối riêng trong bảng chi tiết.
Ba mức của tư vấn: ✅ PH đồng ý đóng phí · 🤔 PH cần suy nghĩ thêm · ❌ PH từ chối.
Ba mức của học thử: 👍 Nên nhận · 🤔 Cân nhắc · 👎 Không phù hợp.
12Bước 8 và bàn giao
Bước 8 không chỉ là thu tiền. Trong bảng chi tiết có khối 🎒 Bước 8 — nhận lớp & bàn giao gồm ô Buổi học đầu tiên và ba việc phải tích:
- Phụ huynh đã đóng phí
- Đã cấp tài khoản cho con
- Đã hướng dẫn dùng tài nguyên trung tâm
Bấm ✅ Chốt khi chưa tích đủ sẽ bị chặn kèm câu ghi rõ còn thiếu việc nào. Đây không phải lời nhắc suông — kho dữ liệu chặn thật, nên không có đường vòng nào chốt được thẻ chưa bàn giao xong.
Hai danh sách cuối bảng Kanban
✅ Đã chốt (Won) — mỗi bạn kèm pill thu phí, bấm vào tên mở lại bảng chi tiết.
❌ Đã loại (Lost) — kèm lý do đã chọn. Bấm vào một thẻ đã loại là đưa được trở lại phễu (có hỏi xác nhận) — dùng khi phụ huynh quay lại sau vài tháng.
Chốt xong, hệ tự làm ba việc: tạo hồ sơ học sinh kèm đủ 16 ô đã gõ trong thẻ (không phải nhập lại), ghi danh luôn vào lớp học thử nếu thẻ đã chọn lớp, và tạo một việc nhắc kế toán lên hoá đơn kỳ đầu.
Bé nghỉ rồi quay lại vẫn lập thẻ tuyển sinh mới như thường. Lúc chốt, hệ so tên + số điện thoại: trùng cả hai thì nối vào hồ sơ cũ, học bạ nối liền từ mấy năm trước. Trùng số nhưng khác tên (anh chị em ruột) thì vẫn là hồ sơ riêng.
Trạng thái tiền sau đó hiện ngay cạnh tên bạn ấy ở mục ✅ Đã chốt: 💰 đã thu phí · ⏳ chờ thu · ❗ chưa lên hồ sơ phí.
13Ngoại lệ & mức ưu tiên
Ngay trên bảng Kanban là mục ⚠️ Ngoại lệ — gom mọi thẻ đang có vấn đề, để không phải quét mắt qua tám cột. Một thẻ vào đây khi:
- Chưa gán người phụ trách
- Đã quá hạn
- Nằm im ở một bước quá lâu
"Quá lâu" là bao lâu — tuỳ mức ưu tiên
| Mức | Nằm im bao lâu thì kêu | Dùng khi |
|---|---|---|
| 🔥 Gấp | 1 ngày | Phụ huynh hỏi giá luôn, đang so sánh với trung tâm khác, con sắp vào năm học |
| Thường | 3 ngày | Mặc định |
| 🌿 Thong thả | 5 ngày | Phụ huynh nói để sang kỳ sau, hỏi trước cho biết |
Chọn mức ngay khi thêm thẻ, hoặc đổi sau trong bảng chi tiết. Mức ưu tiên không đụng tới hạn — nó chỉ đổi lúc nào thẻ bị réo vì nằm im.
14Thống kê đọc thế nào
Tám khối trong tab Thống kê, đọc từ trên xuống là ra câu chuyện. Riêng bảng 📊 Theo nguồn nằm ngay dưới bảng Kanban (không phải trong tab này) — tổng, chốt, loại và tỉ lệ chốt theo từng nguồn.
- Phễu & tỉ lệ rớt từng bước — bước nào mất khách nhiều nhất. Trên 30% là đỏ.
- Thực thu sau chốt — chốt rồi thì tiền có về không. "Đồng ý miệng" không tính là xong.
- Xu hướng theo tháng — lead mới và tỉ lệ chốt theo tháng.
- Tốc độ phễu — mỗi bước trung bình mất mấy ngày, và cả hành trình từ hỏi tới chốt.
- Hiệu suất người phụ trách — tỉ lệ chốt, rớt nhiều nhất ở bước nào, phần trăm bước bị trễ, và bao lâu mới phản hồi lần đầu.
- Lý do rớt — gộp theo hai nhóm do mình và do khách quan.
- 🌟 Người giới thiệu nhiều nhất — ai đã giới thiệu bao nhiêu bạn, chốt được mấy. Dùng để biết nên cảm ơn ai.
- Chi tiết rớt — đối chiếu lý do tự khai với dấu hiệu quy trình. Thẻ khai "do khách quan", mà có từ 2 lần trễ hạn trở lên, thì bị gắn cờ ⚠️ có thể do quy trình. Đây là khối đáng đọc nhất.
15Khi gặp trục trặc
- Thấy Thẻ này do … phụ trách — anh/chị chỉ xem được
- Thẻ không phải của mình. Nhờ đúng người sửa, hoặc nhờ quản lý giao thẻ sang cho mình rồi sửa.
- Thấy Chưa chốt được — còn thiếu…
- Chưa tích đủ ba việc bàn giao ở bước 8. Mở ✏️, tích đủ, lưu, rồi chốt lại.
- Bấm 📅 Đặt test mà báo Chưa có slot test rảnh
- Chưa ai mở khung giờ, hoặc mọi khung đã đầy hoặc đã qua giờ. Sang tab Lịch hẹn mở một khung trước.
- Thẻ đỏ mà mình vừa mới nhận
- Hạn ba bước đầu neo vào ngày lập thẻ, không phải ngày mình nhận. Thẻ để lâu mới giao thì nhận xong đã đỏ sẵn — làm ngay hoặc gõ lại hạn cho đúng thực tế.
- Gõ nhầm tên hoặc số điện thoại phụ huynh
- Mở ✏️, sửa ngay trong khối 📇 Thông tin liên hệ đầu bảng. Không cần xoá thẻ lập lại — xoá là mất luôn lịch sử thẻ đã đi được mấy bước.
- Trang hiện dữ liệu cũ
- Xem dòng ⟳ ở góc trên bên phải. Đỏ nhạt là mất mạng. Nếu vừa sửa xong ở máy khác, chờ tối đa 15 giây — hoặc bấm ↻ Làm mới.
- Sửa xong mà không thấy đổi
- Mở lại thẻ, xem mục 🕐 Lịch sử chỉnh sửa ở cuối. Không có dòng nào lúc mình vừa sửa nghĩa là chưa lưu được.