01Zalo Center để làm gì
Tin phụ huynh gửi vào các nhóm Zalo của trung tâm được một máy đọc tự chép về CMS, hai phút một lượt. Tin nào cần người trả lời thì máy tạo một việc có hạn một giờ. Người phụ trách trả lời, máy thấy câu trả lời trong nhóm thì tự đóng việc. Màn này để không phụ huynh nào bị bỏ quên, và để biết trung tâm trả lời nhanh tới đâu.
Lớp đã bật gửi từ CMS: gõ câu trả lời ngay dưới luồng tin trên CMS, máy đăng lên nhóm bằng nick «Trung tâm», cuối tin tự ký tên anh/chị (mục 5). Anh/chị không cần ngồi trong nhóm, không cần đăng nhập Zalo của trung tâm. Lớp chưa bật: trả lời trên Zalo như trước, CMS chỉ đọc, xếp việc, nhắc và đếm.
Coach thấy nhóm gia đình và nhóm lớp của các lớp mình được gán trong CMS, và chỉ gửi được vào những nhóm ấy. Kế toán thấy việc học phí. Quản lý thấy hết, và chỉ quản lý mới có nút «Ghép nhóm», «Chưa ghép», «Quản lý thẻ».
02Toàn cảnh màn hình
- 1Bốn màn: Hộp thư (làm việc hằng ngày) · Thống kê · Chấm phân loại · Danh bạ.
- 2Cột trái: danh sách nhóm, kèm các nút lọc. Bấm một nhóm để mở.
- 3Cột giữa: tin của nhóm đang mở, việc cần làm, thẻ của nhóm.
- 4Cột phải: hồ sơ em, thành viên nhóm, ảnh, hẹn, ghi chú, câu mẫu, lịch sử.
- 5🔔 Bật thông báo: bấm một lần trên máy tính hay điện thoại để nhận báo khi có tin cần trả lời.
03Tìm nhóm cần xử lý
- 1Hộp: Phụ huynh · Tuyển sinh · Nội bộ · Kế toán · Chưa chia. Số là số việc đang mở trong hộp ấy.
- 2Lọc việc. Hai nút dùng nhiều nhất: Chưa phản hồi (tin cuối của nhóm là của phụ huynh hay con, chưa ai đáp) và Việc đang mở. Thêm: Chưa ai nhận · Của tôi · Quá hạn · Mọi nhóm · Từ cần canh · Hẹn tới giờ · Chưa gắn thẻ.
- 3Ô tìm: gõ tên nhóm hay tên con, gõ không dấu cũng ra.
- 4Nhãn tin 7 ngày (Hỏi, Xin nghỉ, Học phí, Cần xem) và thẻ, xếp theo nhóm thẻ (Chăm sóc, Tuyển sinh). Bấm để lọc, bấm lại để bỏ.
- 5Lọc theo lớp và loại nhóm, cùng nút Chọn nhiều và Quản lý thẻ (mục 8).
- 6Mỗi nhóm một thẻ: tin cuối, giờ, huy hiệu cam «chưa phản hồi · bao lâu · mấy tin», hạn việc (xanh còn hạn, vàng sắp hết, đỏ quá hạn), ai đang nhận. ☆ để ghim nhóm lên đầu (ghim theo từng máy).
Luật «chưa phản hồi»: «dạ vâng», «cảm ơn», sticker thì không tính. Ảnh con gửi mà chưa ai thả tim thì vẫn tính: con gửi ảnh học từ thì coach thả tim cho con. Nhóm chỉ còn chờ tim ảnh hiện «chờ thả tim ảnh», để khỏi lẫn với nhóm có câu hỏi thật.
04Trong một nhóm: nhận việc, trả lời, đóng việc
- 1Thẻ của nhóm: × để gỡ, ô «+ Gắn thẻ» để gắn. Quản lý có thêm «+ Tạo thẻ mới…» và nút «⚙ Quản lý thẻ».
- 2Thanh việc: hộp nào, mấy tin cần trả lời, còn bao lâu tới hạn, ai đang nhận. Bấm ✋ Nhận để nhận về mình; Trả lại nếu không làm được; Đóng tay… khi đã xử lý ngoài Zalo (gọi điện, gặp trực tiếp), phải ghi lý do.
- 3Tìm trong hội thoại: lọc ngay các tin có chữ cần tìm.
- 4Nhãn máy đặt trên tin phụ huynh, kèm «cần trả lời» nếu máy xếp vào việc. Bấm để chấm lại (mục 9).
- 5⚠ Từ cần canh: tin có cụm báo động như «hoàn tiền», «chuyển trung tâm». Máy luôn xếp tin này vào việc cần trả lời (mục 11).
- 6Ô trả lời: chỉ hiện ở nhóm thuộc lớp đã bật gửi từ CMS. Cách dùng ở mục 5.
Trả lời bằng ô dưới luồng tin, hoặc trên Zalo nếu lớp chưa bật. Khoảng hai phút sau, máy đọc thấy câu trả lời trong nhóm thì tự đóng việc, và tính thời gian phản hồi cho người trả lời. Riêng hộp Kế toán không tự đóng: kế toán đóng tay sau khi đã trả lời số tiền cụ thể.
Giao việc cho người khác
Tin tới lúc 22:30 thì hạn tính từ 8:00 sáng hôm sau. Bận đứng lớp thì bật «Bận 90 phút» ở cột phải (mục 7): không nhận việc mới, việc đang nhận vẫn báo.
05Trả lời ngay trên CMS
- 1Câu đã lên nhóm: hiện như mọi tin của «Trung tâm», kèm nhãn tên người bấm (chỉ người trong CMS thấy nhãn này). Phụ huynh thấy tin của «Trung tâm», dòng cuối là tên anh/chị.
- 2Câu vừa bấm: viền đứt, «⏳ chờ đăng · còn mấy giây». Trong 10 giây ấy bấm Rút lại thì tin không đi. Hết 10 giây máy đăng, chừng vài giây sau là lên nhóm.
- 3Ô trả lời: gõ như gõ Zalo, xuống dòng thoải mái. Bản đang gõ dở không mất khi trang tự làm mới. Câu mẫu ở cột phải bấm Dùng là câu xuống ô này để sửa.
- 4Gửi qua nick Trung tâm (hoặc Ctrl/⌘ + Enter). Dòng ký tên máy tự thêm, đừng gõ tên mình vào cuối nữa.
Đo thật ngày 23/10/2026: từ lúc bấm Gửi tới lúc phụ huynh nhận được là 15 giây, trong đó 10 giây là để kịp rút lại. Máy đọc lại tin ấy trong nhóm khoảng một phút sau, gắn đúng tên người bấm, nên tin gửi từ CMS cũng được tính vào bảng «Theo nhân viên» và tự đóng việc như trả lời trên Zalo.
Thả tim ảnh con gửi
- 1Ảnh và video con gửi có nút ❤️. Bấm là máy thả tim bằng nick «Trung tâm», sau 10 giây. Ảnh con gửi được chụp thu nhỏ về CMS (giữ 30 ngày), bấm ảnh để xem to.
- 2Thả rồi thì nút đổi thành ❤️ đã thả, không bấm thêm được nữa. Zalo cộng dồn mỗi lần bấm, bấm hai lần là phụ huynh thấy «❤️ 2».
Tin chữ thì không có nút tim: tin chữ cần một câu trả lời. Con gửi ảnh mà chưa ai thả tim thì nhóm vẫn nằm ở mục «Chưa phản hồi» (mục 3).
Khi máy chưa đăng được
Bật gửi cho một lớp (quản trị)
Mỗi người tối đa 30 lần bấm trong 10 phút. Cùng một câu y hệt chỉ đi được 5 nhóm trong một giờ, nhóm thứ sáu bị chặn: tin nhắc từng em phải có tên em, việc của em. Không có nút «gửi tất cả», cố ý: nick Zalo cá nhân gửi một câu cho cả trăm nhóm là đúng kiểu bị Zalo khoá.
06Ghép nhóm (quản lý)
- 1Loại nhóm: Gia đình · Nhóm lớp · Tư vấn / tuyển sinh · Nội bộ · Chat riêng · Khác.
- 2Vào hộp: quyết định ai thấy nhóm và việc của nhóm đi đâu.
- 3Học sinh (nhóm gia đình): ghép xong, cột phải hiện hồ sơ của em.
- 4Lớp (nhóm lớp): coach của lớp ấy thấy nhóm.
Máy tự ghép nhóm gia đình theo tên nhóm. Nhóm máy chưa ghép được nằm ở hộp «Chưa chia», nút lọc «Chưa ghép»; chỉ quản lý thấy. Mở nhóm, bấm 🔗 Ghép nhóm, chọn rồi Lưu.
07Cột phải: hồ sơ em, thành viên, hẹn, ghi chú, câu mẫu
- 1Học sinh: lớp, người phụ trách, 7 ô học từ (xanh đạt, đỏ thiếu, xám chưa có số), chuyên cần, bài tập, học phí, lời cô gần nhất. Phụ huynh hỏi «con học sao rồi» thì số nằm ngay đây.
- 2Thành viên: ai trong nhóm, vai gì (🔑 trưởng nhóm). Máy đọc lại 6 tiếng một lần; ai rời nhóm hiện màu đỏ. Nhóm không có nhân sự nào thì báo đỏ.
- 3Ảnh của nhóm 7 ngày, xếp theo ngày, để liếc ảnh học từ của con.
- 1Hẹn: chọn giờ (30 phút · 2 giờ · 17h · 9h sáng mai · giờ khác), ghi làm gì, giao cho ai, Đặt hẹn. Tới giờ thì nhóm hiện «⏰ tới giờ hẹn» và có báo về máy.
- 2Ghi chú nội bộ: phụ huynh không thấy. Ví dụ: «bố muốn nhận tin sau 20h».
- 3Câu mẫu: bấm Dùng để đưa câu xuống ô trả lời (lớp đã bật gửi từ CMS), hoặc Chép rồi dán vào Zalo. Chữ
{ten_con}tự đổi thành tên gọi của em.
Thêm, sửa, xoá câu mẫu (quản lý)
- 1Mỗi câu mẫu một khối: hộp (câu hiện ở mọi nhóm thuộc hộp ấy) · tiêu đề · thứ tự hiện · Lưu · Xoá.
- 2Nội dung: gõ
{ten_con}ở chỗ cần tên gọi của em, máy tự đổi lúc coach bấm Dùng hay Chép. - 3+ Thêm câu mẫu: hiện một khối trống, điền rồi Lưu.
Mở bằng nút ⚙ Sửa câu mẫu dưới khối Câu mẫu ở cột phải. Chỉ quản lý thấy.
- 1Lịch sử xử lý: ai nhận, ai đóng, máy thấy trả lời sau bao lâu, ai gắn thẻ, đặt hẹn, thêm ghi chú.
- 2Trạng thái: Bận 90 phút (đứng lớp); cả trung tâm thấy ai đang bận tới mấy giờ.
- 3Phản hồi 7 ngày: mỗi người trả lời bao nhiêu việc, trung vị mấy phút.
08Thẻ: phân loại nhóm
Thẻ để chia nhóm theo việc chăm sóc: «Cần gọi điện», «Nguy cơ nghỉ học», «Đang hỏi học phí»… Nhóm thẻ «Tuyển sinh» dành cho nhóm khách chưa thành học viên: Mới hỏi · Hẹn học thử · Đã học thử · Đã chốt · Không theo. Lớp và loại nhóm không cần làm thẻ: đã có ô lọc sẵn (mục 3). Trạng thái học (đang học, nghỉ, bảo lưu) CMS đã biết từ ghi danh, cũng không cần thẻ.
Gắn một thẻ cho một nhóm
Mở nhóm, chọn ở ô + Gắn thẻ (ảnh mục 4, số 1). Gỡ bằng dấu × trên thẻ.
Gắn một thẻ cho nhiều nhóm một lượt
- 1Lọc trước cho gọn (lớp, loại nhóm), rồi bấm Chọn nhiều.
- 2Thanh xanh: số nhóm đã chọn, Chọn hết các nhóm đang hiện, Bỏ chọn, ô chọn thẻ, rồi Gắn hoặc Gỡ.
- 3Bấm vào nhóm để chọn hay bỏ chọn; nhóm đã chọn có ☑ và viền xanh. Bấm lại ✓ Đang chọn nhiều để thoát.
Tạo, sửa, xoá thẻ (quản lý)
- 1Mỗi thẻ một hàng: tên · màu · nhóm thẻ · Lưu · Xoá (số sau chữ Xoá là số nhóm đang gắn thẻ ấy; xoá thì thẻ gỡ khỏi các nhóm ấy). Sửa xong hàng nào bấm Lưu hàng ấy.
- 2Nhóm thẻ: gõ tên nhóm mới là có nhóm mới; các thẻ cùng nhóm đứng cạnh nhau ở ô lọc.
- 3+ Thêm thẻ: hiện một hàng trống, điền rồi Lưu. Hai thẻ không được trùng tên (không phân biệt hoa thường).
Mở hộp này ở ba chỗ: nút Quản lý thẻ dưới ô lọc, nút ⚙ Quản lý thẻ trong một nhóm, và nút cùng tên ở bảng «Theo thẻ» của màn Thống kê. Chỉ quản lý thấy.
09Chấm lại nhãn máy đặt
- 1Tin, và nhãn máy đã đặt.
- 2Tin này là: chọn đúng loại (Hỏi, Xin nghỉ, Học phí, Cần xem, Xác nhận…).
- 3Cần nhân sự trả lời: đánh dấu cho tin máy bỏ sót thì việc được tạo ngay.
- 1Câu trả lời của màn: máy bắt được bao nhiêu phần trăm tin cần trả lời.
- 2Số đo: đã chấm mấy tin, bắt được, báo thừa, đúng nhãn, đúng cờ cần / không cần. Mốc phải đạt: bắt được ≥ 90%.
- 3Lọc: Chưa chấm · Máy nói cần trả lời · Máy và người lệch · Đã chấm.
- 4Mỗi tin một dòng: bấm nhãn để chấm lại, hoặc Máy đúng nếu máy đặt đúng.
Lời chấm ghi cạnh nhãn của máy, không ghi đè, để đo máy đúng tới đâu. Tin máy bỏ sót mà phụ huynh bị bỏ quên là lỗi nặng nhất, nên chỉ số chính là «bắt được».
10Thống kê
- 1Câu đầu trả lời ngay: bao nhiêu nhóm có tin cần trả lời, bao nhiêu quá hạn, bao nhiêu nhóm chưa được phản hồi; bên dưới là nhóm chờ lâu nhất, bấm để mở.
- 2Khung thời gian: Hôm nay · 7 ngày · 30 ngày.
- 3Số chính: tin vào, tin cần trả lời, việc mở, việc quá hạn, nhóm chưa phản hồi, % trả lời trong hạn (chỉ tính việc máy thấy câu trả lời), việc đóng tay.
11Từ cần canh
- 1Phụ huynh / con dùng cụm báo động: cụm nào, mấy tin, mấy nhóm. Tin mới có cụm này máy luôn xếp vào việc cần trả lời.
- 2Nhân sự dùng từ không nên dùng: đếm theo người gửi. Máy chỉ gắn cờ, không chặn.
- 3Danh sách cụm: đỏ là bên phụ huynh, cam là bên nhân sự. × để bỏ (quản lý).
- 4Thêm cụm (quản lý): gõ cụm, chọn bên, ghi vì sao, Thêm.
Máy so cả cụm, bỏ dấu, không phân biệt hoa thường: «hoàn tiền», «HOAN TIEN», «hoàn tiền!!» đều khớp, còn «Hoàn Kiếm, tiền gửi xe» thì không. Bỏ dấu nên «chuyển lớp» cũng bắt cả «chuyện lớp»: thà báo thừa còn hơn sót. Từ đơn ngắn dễ trùng khi bỏ dấu (như «ngu» và «ngủ») thì đánh «So đúng dấu». Thêm hay bỏ cụm, máy quét lại tin 60 ngày để đếm, nhưng không tạo việc cho tin cũ.
12Danh bạ
- 1Câu đầu: có nhóm nào chưa có nhân sự không. Tin ở nhóm ấy chỉ máy đọc thấy, không coach nào thấy trên điện thoại.
- 2Số người theo vai: phụ huynh, con, nhân sự, chưa rõ vai, nhóm không có nhân sự, lượt rời nhóm 30 ngày.
- 3Lọc theo vai, và «Đã rời». Ô tìm theo tên Zalo hay tên nhóm.
- 4Mỗi người một dòng: đang ở nhóm nào (bấm để mở), đã rời nhóm nào, ngày nào. Có Xuất CSV.
Danh bạ gộp theo tên Zalo: một phụ huynh có hai con ở hai nhóm là một dòng. Hai người trùng tên Zalo sẽ chung một dòng.
13Trên điện thoại
Mở Zalo Center bằng Safari → nút Chia sẻ → Thêm vào Màn hình chính → mở từ biểu tượng ấy → bấm 🔔 Bật thông báo. Mở thẳng trong Safari thì iPhone không cho nhận thông báo. Máy Android và máy tính thì bấm 🔔 là được.
14Khi có chuyện
- Dải đỏ «Máy chủ mất nhịp N phút» hoặc «Vòng đọc gần nhất báo lỗi»
- Máy đọc Zalo đang dừng: tin mới KHÔNG về CMS. Người trực trả lời trên điện thoại như thường, máy chạy lại sẽ đọc bù. Báo quản lý: thường là phiên Zalo Web bị đăng xuất (ai đó mở Zalo Web bằng nick trung tâm ở máy khác, hoặc một phần mềm khác giành phiên), phải quét lại mã QR trên máy chủ. 22/10/2026 đã xảy ra đúng chuyện này một lần.
- Không thấy một nhóm, hoặc danh sách trống trơn
- Xem trước hàng nút lọc: đang bật «Việc đang mở» mà nhóm không có việc nào thì nhóm bị ẩn. Màn sẽ báo «Không nhóm nào khớp bộ lọc…» kèm nút Xem cả N nhóm (ảnh dưới). Ngày 23/10/2026 chính quản lý bấm hộp «Chưa chia» thấy trống, tưởng mất chat thử. Bấm «Mọi nhóm» vẫn không thấy thì nhóm của lớp mình chưa được gán trong CMS, hoặc nhóm chưa được ghép: nhờ quản lý gán lớp hoặc ghép nhóm.
- Không thấy ô trả lời
- Lớp của nhóm chưa bật gửi từ CMS (dòng chữ dưới luồng tin sẽ nói thế). Trả lời trên Zalo như cũ, hoặc nhờ quản trị bật (mục 5).
- Gửi nhầm mà đã quá 10 giây
- CMS không thu hồi được tin đã lên nhóm. Báo ngay quản lý: người giữ điện thoại nick «Trung tâm» thu hồi trên Zalo.
- Bấm Gửi bị báo «Tin giống hệt đã gửi 5 nhóm…» hoặc «Đã bấm 30 lệnh…»
- Máy chặn gửi loạt (mục 5). Sửa câu cho riêng nhà ấy, hoặc chờ vài phút.
- Dải đỏ «ĐÃ DỪNG GỬI từ CMS»
- Zalo vừa nhắn cảnh báo vào nick «Trung tâm», máy tự dừng gửi để giữ nick. Tin anh/chị bấm vẫn nằm chờ, không mất. Trả lời gấp thì gọi điện; quản lý đọc tin của Zalo trên điện thoại nick rồi mới cho máy gửi lại.
- Đã trả lời mà việc chưa đóng
- Đợi vài phút: máy đọc hai phút một lượt. Việc hộp Kế toán thì không tự đóng, phải Đóng tay. Trả lời qua gọi điện thì Đóng tay và ghi «đã gọi».
- Bấm «Giao cho…» mà không thấy người cần giao
- Người ấy chưa mở được nhóm: chưa được gán lớp của nhóm trong CMS. Nhờ quản lý gán lớp, rồi giao lại.
- Không thấy nút Quản lý thẻ, không chọn được nhóm thẻ
- Chỉ quản lý thấy nút này. Nhóm thẻ và nút Xoá thẻ cần bản cập nhật kho 0317 đã chạy.
- Phụ huynh thấy những gì?
- Chỉ câu anh/chị bấm Gửi và tim anh/chị bấm thả, đứng tên «Trung tâm», cuối câu có tên anh/chị. Thẻ, ghi chú, hẹn, nhãn, lời chấm, nhãn tên người bấm chỉ nằm trong CMS. Lưu ý: máy mở nhóm để đọc thì Zalo hiện «đã xem» ở máy phụ huynh, kể cả khi chưa ai trả lời.
