Thu phí

01Trang này để làm gì

Trả lời được ba câu mà bộ Excel cũ phải mở nhiều sheet mới ghép ra: bé này phải đóng bao nhiêu, đã cầm của nhà bao nhiêu rồi, và hôm nay phải đi đòi ai.

• 1🔎 Tìm học sinh — tìm khắp trung tâm, không phụ thuộc lớp đang chọn. Gõ vài chữ trong tên hoặc mã là ra, mỗi dòng mang sẵn tình trạng tiền — mục 07.
• 2Sáu thẻ. Thẻ 🏫 Theo lớp là nơi làm việc hằng ngày — mọi thứ bên dưới đổi theo lớp và kỳ chọn ở ③.
• 3Chọn lớp — ô chọn ghi kèm sĩ số (vd · 7 HS) — rồi chọn kỳ. Một kỳ là 10 buổi thật của lớp, lập ở khung ⑥.
• 4⚙️ Lập / cập nhật hoá đơn kỳ. Từ 15/10/2026 hoá đơn nháp tự cập nhật mỗi khi mở lớp hay sửa thông tin phí — nút này chỉ để ép tính lại ngay. Kết quả lần bấm (lập mới · cập nhật · em nào chưa lập được, vì sao) hiện ngay dưới nút.
• 5Giá một buổi của lớp — mục 05.
• 6Kỳ phí của lớp: mười buổi kèm ngày — mục 05.
• 7Ba ô tổng của riêng kỳ này, lớp này. Ô Đã thu cộng phiếu thu thật, kể cả khi nhà mới đóng một phần.
• 8Dòng sĩ số: bao nhiêu em đang học lớp này, bao nhiêu em đóng theo chế độ đang xem, bao nhiêu em chưa gán gói phí; dòng dưới ghi lần hoá đơn nháp tự cập nhật gần nhất. Sĩ số đếm theo em: em học hai buổi cùng một lớp vẫn là một em.
• 9Bảng phí: cột # đánh số thứ tự, mỗi em đang học lớp này một dòng — mục 04.

Mở ở cms-trungtam.pages.dev/billing, hoặc bấm thẻ 💰 Thu phí ở trang chủ. Chỉ người được giao thu phí mới vào được — từ 23/10/2026 là anh Thắng và cô Dung. Quyền này giao cho từng người, không đi theo vai: kế toán hay quản trị chưa được giao thì không thấy ô Thu phí ở trang chủ, mở thẳng đường dẫn thì bị đẩy ra kèm câu Tài khoản này chưa được giao thu phí — chỉ người anh Thắng giao mới vào được. Máy chủ chặn y hệt, nên có ai gõ lệnh thẳng vào kho cũng không ghi được đồng nào.

Sáu thẻ ở đầu trang

Con số đỏ trên tab 🔔 Nhắc thu phí hôm nay là số việc đang treo. Nó hiện ngay khi mở trang, không phải bấm vào tab mới thấy.

02Thứ tự việc, từ bé mới tới tiền vào

Tám bước. Ba bước đầu không nằm ở trang này — bỏ qua là mấy bước sau không chạy được.

03Ba kiểu thu tiền · mở khoá muộn · vào giữa chừng

Trung tâm thu tiền ba kiểu khác nhau, và trang tự đổi theo lớp — không phải chọn gì cả. Nó nhìn gói phí của các bé trong lớp rồi chọn theo số đông. Lớp có bé dùng hai loại gói thì cạnh ô lớp hiện thêm ô Chế độ để chuyển qua lại. Nút xanh ở giữa trang đổi chữ theo, dòng chữ xám dưới nút cũng đổi theo.

Ô 📅 Kỳ chỉ hiện ở kiểu theo kỳ. Hai kiểu kia không chia kỳ nên ô đó tự ẩn, thay bằng dòng 📅 Khoá của lớp: khai giảng → kết thúc.

Mở khoá, mở gói muộn hơn ngày lớp chạy

Chuyện có thật ngày 15/10/2026: một lớp Writing chạy từ giữa tháng 8, tới tháng 10 mới lên hệ tính phí. Mười ba em học từ đầu khoá bị khai là vào giữa chừng, còn lịch lớp lại khai hiệu lực từ cuối tháng 8. Máy chỉ đếm được buổi từ ngày lịch bắt đầu, nên ra 12 buổi còn lại → 3 triệu; thêm buổi thứ Sáu vào lịch thì thành 24 buổi → 6 triệu. Đúng ra cả mười ba em đóng đủ khoá 7,5 triệu.

Mở khoá hay mở gói muộn bao lâu cũng được. Máy không tính theo ngày bấm tạo, mà theo hai mốc ngày: ngày bắt đầu tính phí của từng bé, và lịch lớp có hiệu lực từ ngày lớp chạy thật. Hai mốc này đúng thì phí đúng. Ba chỗ dưới đây giúp bắt sai trước khi gửi phụ huynh:

• 1⛔ Lịch lớp khai muộn — hiện khi có bé vào lớp trước ngày lịch lớp bắt đầu. Sửa ở Sổ học sinh → 🏫 Lớp & lịch học → lớp ấy → đổi «hiệu lực từ» về ngày lớp chạy thật. Có dải đỏ thì dải vàng ④ không cho cập nhật, vì số đếm chưa tin được.
• 2📅 Khoá của lớp: khai giảng → kết thúc. Bé vào lớp từ ngày khai giảng trở về trước thì tự tính đủ khoá, kể cả khi trước đó lỡ khai vào giữa chừng. Ngày kết thúc dùng cho nhắc hết khoá. Bấm 💾 Lưu ngày.
• 3Tính đủ khoá cho nhiều em — gỡ «vào giữa chừng» cho cả loạt: danh sách có ô đánh dấu, bỏ dấu em nào vào thật sau khai giảng, bấm một lần.
• 4Dải vàng Lịch lớp đã đổi sau khi chốt số buổi còn lại — lịch đổi (thêm buổi, đổi ngày khai giảng) làm lệch số buổi đã chốt của em vào giữa chừng. Bảng ghi từng em: buổi cũ → mới, phí cũ → mới, kèm một nút cập nhật cả lớp.
• 5Hoá đơn đã gửi phụ huynh mà thông tin phí đổi sau đó: máy không tự sửa, chỉ ghi dòng đỏ «tính theo hiện tại là …». Chỉnh bằng ➕ Ưu đãi hoặc báo lại phụ huynh.

Bé vào giữa chừng (khoá rời, cam kết lớp 9)

Anh Thắng chốt 14/10/2026: bé vào giữa một khoá rời, hoặc giữa năm của gói cam kết, thì đóng giá gốc không ưu đãi ÷ tổng số buổi × số buổi còn lại. Bấm 🧮 Vào giữa chừng trên dòng bé.

• 1Tổng số buổi của khoá (hoặc cả năm). Khoá đã khai số buổi thì máy điền sẵn.
• 2Ngày bé vào. Bé vào từ ngày khai giảng trở về trước thì hộp này không mở ô nhập, chỉ báo học từ đầu khoá, đóng đủ khoá.
• 3Đếm buổi còn lại theo lịch lớp. Lớp đã có ngày khai giảng: còn lại = tổng − số buổi lớp đã học từ khai giảng tới trước ngày bé vào. Chưa có ngày khai giảng thì đếm từ ngày bé vào tới ngày kết thúc — cách này lệch ngay khi lịch đổi, nên đặt ngày khai giảng.
• 4Số buổi còn lại — kế toán sửa tay được, số này là việc người quyết.
• 5Phí vào giữa chừng, rồi giảm riêng của bé (nếu có), rồi số phải đóng. Bấm Lưu là hoá đơn nháp tự cập nhật. Không áp ưu đãi đóng sớm hay cam kết. Bấm Bỏ — tính đủ khoá để trả về đủ khoá.

Gói theo kỳ không cần nút này: bé vào giữa kỳ thì chỉ tính các buổi từ ngày bắt đầu tính phí (mục 09).

04Đọc một dòng trong bảng phí

• 1Phí gốc = số buổi tính tiền × giá một buổi của lớp. Máy ghi cả phép nhân lên, ai đọc cũng soát lại được.
• 2Hoá đơn còn nháp ghi hạn … · chưa gửi PH và chưa tính quá hạn. Hoá đơn đã đóng đủ ghi · đã đóng đủ — từ 15/10/2026 không còn đỏ «Quá hạn» nữa.
• 3Điều chỉnh: mỗi khoản một dòng. Dòng máy tự tính (đóng trước, giảm riêng, nghỉ phép) không có ✕; dòng người thêm tay có ✕ để xoá.
• 4Đóng trước nhiều kỳ: 20 buổi = 2 kỳ, kèm trả trước tới ngày của buổi cuối cùng đã trả. Các kỳ sau rơi vào khoảng ấy không sinh hoá đơn mới, bảng hiện ✅ Đã đóng trước.
• 5Đã thu = cộng các phiếu thu. Chưa đủ thì màu cam kèm dòng còn …; đủ thì màu xanh; thu nhiều hơn phải đóng thì màu đỏ kèm thừa … — ghi phiếu âm để hoàn cho nhà.
• 6Quá hạn chỉ ở hoá đơn đã gửi phụ huynh mà quá ngày hạn chưa thu đủ.
• 7Bé đang học lớp này mà chưa có gói: vẫn hiện một dòng, kèm 💰 Gán gói và 🔄 Chuyển lớp.

• Phải đóngPhí gốc cộng tất cả dòng điều chỉnh. Đây là con số gửi cho phụ huynh.
• Viên màu dưới tênGợi ý để cân nhắc giảm giá, không tự trừ tiền: 🔁 học lại · 🎖️ năm gắn bó · 🌟 đã giới thiệu bé khác.

Năm trạng thái của một hoá đơn

Biểu phí gửi phụ huynh

Nút 📋 Biểu phí trên dòng bé dựng sẵn lời nhắn để chép sang Zalo. Từ 15/10/2026 máy tính lại hoá đơn trước khi dựng tin, nên tin luôn mang số mới nhất.

• 1Phép nhân buổi × giá ghi thẳng ra, phụ huynh tự soát được.
• 2Nhà đã đóng một phần thì có dòng Đã đóng … · còn ….
• 3Bé học lớp khác còn nợ thì cộng vào TỔNG CẦN ĐÓNG. Khi đã bật chuyển khoản, mỗi khoản kèm mã chuyển khoản riêng và lời dặn phụ huynh chuyển từng khoản — chuyển gộp một mã thì máy dồn hết vào một hoá đơn, hoá đơn lớp kia vẫn bị nhắc.

05Giá buổi và kỳ phí của lớp

Giá một buổi

Khung 💲 Giá một buổi của lớp (⑤ ở ảnh mục 01) hiện giá đang áp dụng. Bấm ✏️ Đổi giá lớp này cho một lớp, hoặc 💲 Giá chung nhiều lớp để đặt một giá cho cả loạt lớp.

• 1Giá một buổi, tính bằng đồng.
• 2Áp dụng từ ngày nào. Kỳ nào lấy giá đang áp dụng ở ngày đầu kỳ ấy.
• 3Tích các lớp dùng chung giá này. Cột bên phải là giá đang có, chưa đặt là lớp chưa lập được hoá đơn kỳ.

Kỳ phí 10 buổi

Khối 🗓️ Kỳ phí của lớp thay đúng chỗ mà kế toán đang gõ tay trong sheet Đặt tên lớp & ATT: cột B1, B2, B3… tới B11, mỗi lớp mỗi kỳ gõ lại một lần.

Chọn Bắt đầu, số buổi, đặt Tên kỳ rồi bấm Lập kỳ phí. Hệ liệt kê đúng ngày của từng buổi theo lịch lớp, tự bỏ ngày lễ và đẩy kỳ dài thêm cho đủ số buổi. Xin 10 buổi thì được đúng 10 buổi, dù giữa kỳ có nghỉ lễ.

Ô Bắt đầu tự điền sẵn ngày ngay sau kỳ trước, khỏi phải nhớ kỳ cũ hết hôm nào.

Nút Xoá kỳ hỏi lại trước khi xoá. Kỳ đã có hoá đơn gửi phụ huynh hoặc đã thu tiền thì không xoá được — máy báo Kỳ này đã có hoá đơn gửi phụ huynh hoặc đã thu tiền — không xoá được. Muốn đổi buổi thì dời / trừ từng buổi. Kỳ chỉ có hoá đơn nháp thì xoá được, nháp đi theo kỳ.

06Ngày nghỉ của trung tâm

Tab 📅 Ngày nghỉ của trung tâm. Khai ở đây một lần, bốn chỗ dùng chung.

Khai: chọn ngày, ghi rõ nghỉ gì, chọn loại, rồi bấm + Khai ngày nghỉ. Không ghi tên thì hệ chặn — sau này còn phải tra lại vì sao hôm đó không dạy.

Hai loại nghỉ, hành xử khác hẳn nhau

Quyết từng buổi: dời hay trừ

Buổi chờ quyết hiện thành viên vàng có dấu ⚠ trong khối 🗓️ Kỳ phí của lớp, kèm dòng nhắc vàng ngay dưới. Bấm vào viên để quyết:

Bấm nhầm thì bấm lại viên đó để gỡ quyết định — buổi quay về ngày gốc và chờ quyết lại. Dời trúng ngày đã có buổi khác của kỳ, hoặc trúng một ngày nghỉ khác, hệ chặn và nói rõ ngày nào.

Xoá một ngày nghỉ thì kỳ phí đã lập không tính lại, và những quyết định dời/trừ đã chốt vẫn giữ nguyên — chỉ gỡ dấu cho buổi chưa ai quyết.

07Tìm học sinh và hồ sơ phí

Bảng chính vẽ theo lớp, nên chỉ có các bé của lớp đang chọn. Ngày 15/10/2026 anh Thắng tìm một bé học lớp khác thì không thấy, còn kế toán muốn biết một bé đã đóng chưa thì phải bấm vào từng em. Ô 🔎 Tìm học sinh trên cùng trang giải đúng chỗ ấy.

• 1Gõ từ hai chữ trong tên hoặc mã. Tìm khắp trung tâm, ra tối đa 8 bé; nhiều hơn thì dòng đếm ghi 8/… bé — gõ thêm cho hẹp lại.
• 2Tình trạng tiền gộp mọi lớp của bé: Còn nợ … · n quá hạn hoặc ✅ Đã đóng đủ, kèm chờ xác nhận, hoá đơn nháp chưa gửi, đã thu / phải đóng và tên các lớp. Hoá đơn nháp chưa tính là nợ.
• 3Gói buổi đang dùng.
• 4Xem hồ sơ phí — mở trang riêng của bé ở thẻ 🎫 Gói học.

Hồ sơ phí của một bé

• 1Đang học: mọi lớp bé đang ghi danh, ngày vào lớp, gói phí theo lớp. Nút 🔄 Chuyển lớp (mục 14) và Mở bảng lớp.
• 2Hoá đơn mọi lớp trên một bảng, mỗi dòng có 💵 Thu tiền.
• 3Mỗi gói: đã dùng / còn lại, và ⛔ Hết gói từ ngày … kèm số buổi đã học thêm chưa gói nào trả. Gói chưa hết thì ghi buổi cuối của gói. Ngày này tính lại theo lịch lớp mỗi lần mở — mục 08.
• 4📋 Soát gói — từng buổi đã tính vào gói, kèm điểm danh.
• 5🧾 Bảng phí gói mới — tờ PDF và tin Zalo gửi phụ huynh.

08Gói học: hết gói, soát gói, bảng phí gói mới

Tab 🎫 Gói học. Gói tính bằng số buổi và thuộc về đứa trẻ chứ không thuộc lớp — bé học hai lớp vẫn tiêu chung một gói, đếm buổi của cả hai lớp. Nên tra theo tên bé.

Lập gói: mở hồ sơ bé, ở khung ➕ Lập gói MỚI chọn mẫu (24 · 48 · 96 buổi), buổi/tuần (hệ điền sẵn theo lịch lớp thật), bắt đầu từ, số tiền, hạn đóng, rồi + Lập gói.

Sửa gói đã lập: nút 📅 Sửa ngày & số buổi — dùng khi chuyển dữ liệu từ Excel sang, ghi số buổi CÒN LẠI tính tới ngày mốc chứ không phải số buổi gốc.

Hết gói: ngày hết tính theo lịch thật, máy báo kèm ngày

Nay ngày hết = ngày của buổi thứ N đếm theo lịch các lớp bé đang học, đã bỏ ngày trung tâm nghỉ, tính lại mỗi lần mở. Hết rồi thì hồ sơ ghi ⛔ Hết gói từ …, thẻ 🔔 Nhắc có dòng Đã hết gói (mục 16), và dòng ấy tự tắt khi lập gói kế tiếp.

Vắng có phép

📋 Soát gói cũ

• 1Tóm tắt: buổi cuối của gói, số buổi vắng (vẫn tính), số buổi nghỉ phép dài không tính nếu có, số buổi đã học thêm.
• 2Từng buổi kèm điểm danh. Vắng lẻ vẫn ghi trong gói. Buổi trong chuỗi nghỉ phép dài thì tô xanh, ghi nghỉ phép dài · không tính.
• 3Buổi tô cam học thêm: bé đã học sau buổi cuối của gói, chưa gói nào trả — sẽ tính vào gói mới.

🧾 Bảng tính phí gói mới — PDF kèm tin Zalo

• 1🖨️ In / lưu PDF → ở ô «Máy in» chọn Lưu dưới dạng PDF → Lưu. Tên tệp đặt sẵn theo tên bé. 💬 Chép tin Zalo ngay cạnh.
• 2Bốn ô chỉnh: gói, bắt đầu tính từ (điền sẵn buổi học thêm đầu tiên, để các buổi ấy tính vào gói mới), học phí (điền sẵn bằng gói cũ — sửa nếu khác), hạn đóng.
• 3Tờ bên dưới là đúng bản sẽ ra PDF, đổi theo từng ô vừa chỉnh.
• 4Tin nhắn Zalo gửi kèm PDF — dựng từ đúng số liệu trên tờ. Sửa ô nào ở trên thì tin đổi theo, khỏi gõ tay.
• 5➕ Lập gói này + hoá đơn: lập gói kế tiếp, sinh hoá đơn, đóng gói cũ; dòng nhắc «Đã hết gói» tự tắt.

09Gán gói phí · sửa, xoá khoá rời

Nút 💰 Gán gói phí cho học viên. Cửa sổ liệt kê những bé đang học lớp này mà chưa có gói phí, mỗi bé một ô đánh dấu. Trước 15/10/2026 phải mở cửa sổ này lại cho từng bé.

• 1Học viên: mặc định chọn hết. Bỏ dấu em nào không theo gói này. Dòng dưới đếm Đang chọn n/m bé.
• 2Gói phí — chỉ hiện gói áp cho đúng chương trình của lớp này: gói đúng khối xếp trước, gói dùng chung xếp sau.
• 3Gói/đợt. Gói theo kỳ: đóng trước 1 · 2 · 3 · 4 kỳ, giảm 5 · 10 · 15 · 20%. Gói cam kết lớp 9: chọn số đợt. Khoá rời có ưu đãi đóng sớm: Đóng sớm hoặc Thường. Để trống thì máy không đoán, báo Chưa chọn số kỳ đóng trước — bấm 🔁 Đổi gói, chọn 1 · 2 · 3 · 4 kỳ.
• 4Giảm giá riêng kèm lý do — cùng một mức cho mọi bé đang chọn. Em được giảm khác cả lớp thì gán chung trước, rồi 🔁 Đổi gói riêng em ấy (mục 12).
• 5Ngày bắt đầu tính phí. Bé vào giữa kỳ thì chỉ tính các buổi từ ngày này. Chọn gói khoá rời hay cam kết thì hiện thêm ô Khoá của lớp kết thúc.

Gán xong hệ báo Đã gán gói phí cho 3 bé — hoá đơn nháp tự lập theo gói mới. Kho chỉ ghi được một phần (thường do quyền) thì báo Chỉ ghi được 2/3 bé — tải lại trang rồi xem bé nào còn thiếu gói, không báo xong.

Bé đã có gói thì bấm 🔁 Đổi gói trên dòng bé — cùng cửa sổ ấy, cho đúng một bé, điền sẵn gói đang dùng.

✏️ Sửa hoặc xoá một khoá đã tạo

Tạo khoá xong mới thấy gõ nhầm giá, nhầm tên, thì bấm ✏️ Sửa / xoá khoá rời, nằm ngay cạnh nút thêm khoá. Trước 16/10/2026 trang không có nút này: tạo sai thì phải tạo thêm một khoá khác tên, đổi gói cho từng lớp, còn khoá sai thì nằm lại trong danh sách.

• 1Khoá cần sửa: danh sách chỉ có khoá rời, mỗi dòng kèm học phí đang khai. Gói theo kỳ và gói cam kết không nằm ở đây.
• 2Dòng đếm: bao nhiêu em đang học khoá này, ở lớp nào; bao nhiêu hoá đơn mang tên khoá còn nháp, bao nhiêu đã gửi phụ huynh hoặc đã có tiền. Nên đọc dòng này trước khi sửa, vì nó cho biết sửa xong thì ảnh hưởng tới bao nhiêu nhà.
• 3Các ô sửa được: tên, học phí, ưu đãi đóng sớm, ưu đãi học lại và ô mô tả Áp cho.
• 4🗑 Xoá khoá: chỉ bấm được khi chưa em nào dùng khoá, tính cả em đã nghỉ hay đã học xong, vì hoá đơn cũ của các em vẫn mang tên khoá. Khoá đang dùng thì nút mờ đi như trong ảnh.
• 5💾 Lưu thay đổi: trang hỏi lại một lần, kể từng chỗ đổi (vd Học phí: 7.500.000đ → 6.000.000đ) và báo trước bao nhiêu hoá đơn đã gửi sẽ bị lệch. Bấm OK thì mới ghi; ghi xong trang đọc lại từ kho rồi mới báo Đã lưu khoá «…».

10Ghi phiếu thu

Nút 💵 Thu tiền ở cuối mỗi dòng, và trong hồ sơ phí. Trên cùng là ba con số: Phải đóng · Đã thu · Còn thiếu. Dưới là danh sách phiếu đã ghi.

• 1Phiếu đã ghi: số tiền, ngày, cách thu, người nhận, ghi chú, và ô Bàn giao cho — sửa được ngay trên phiếu.
• 2Người nhận tiền: ai cầm tiền từ tay phụ huynh — có khi là coach.
• 3Bàn giao cho: tiền ấy được bàn giao cho ai (kế toán, quản lý). Chỉ người này, hoặc quản trị, bấm được Double check — mục 11.

Ghi một phiếu mới: Số tiền (tự điền sẵn phần còn thiếu) · ngày · cách thu · Người nhận tiền · Bàn giao cho · ghi chú, rồi bấm + Ghi phiếu thu. Trước 15/10/2026 hai ô chọn người không có nhãn, cùng hiện một tên, người ghi không biết ô nào là ô nào.

Hoàn phí thì ghi số âm, ví dụ -500000. Máy hạ cả hai vế: đã thu giảm 500.000đ, và phần Điều chỉnh có thêm dòng Hoàn phí −500.000đ nên phải đóng cũng giảm chừng ấy. Nếu trước đó đã miễn hay giảm rồi (hoá đơn đang thừa tiền), máy chỉ hạ phần làm hoá đơn thiếu — không trừ hai lần.

Nút Xoá ở mỗi phiếu hỏi lại: Xoá phiếu thu này? Số đã thu sẽ tính lại ngay.

11Chuỗi xác nhận 4 bước

Bốn bước này chép đúng sheet của trung tâm, không phải quy trình mới nghĩ ra. Nằm ở nửa dưới cửa sổ 💵 Thu tiền (④ ⑤ ở ảnh mục 10), mỗi bước một nút Đánh dấu xong, đánh nhầm thì Bỏ đánh dấu.

Bốn bước này không làm đổi số tiền và không làm đổi trạng thái hoá đơn. Nó là sổ ký nhận — ai đã soát, lúc mấy giờ. Người ký là người đang đăng nhập, máy tự ghi tên, không chọn tay được.

12Ưu đãi, giảm giá, miễn phí

Nút ➕ Ưu đãi trên dòng hoá đơn. Bốn loại: 🎖️ Tri ân thâm niên · 🔁 Học lại khoá · 🌟 Tri ân giới thiệu · Khác (tự ghi lý do). Nhập mức giảm theo % hoặc theo số tiền, kèm lý do — lý do này hiện trong biểu phí gửi phụ huynh, nên viết cho nhà đọc hiểu.

• 1Lý do bắt buộc với loại Khác và với miễn toàn bộ. Lý do hiện trong biểu phí gửi phụ huynh.
• 2Miễn toàn bộ — máy tự tính đúng số để hoá đơn về 0đ. Nhà đã đóng rồi thì cột Đã thu báo thừa; ghi phiếu âm để hoàn (mục 10).
• 3Mỗi dòng giảm mang tên người thêm, hiện ngay cạnh dòng ấy trong bảng — sau này tra được ai quyết.

Một bé được giảm khác cả lớp, hoặc được miễn phí

Ưu đãi người thêm tay không bị mất khi hoá đơn nháp tự cập nhật — chỉ những dòng máy tự tính (đóng trước, giảm riêng, nghỉ phép) mới bị tính lại. Muốn bỏ thì bấm dấu ✕ ở cuối dòng.

13Bé nghỉ giữa kỳ — hoàn phí

Trong cửa sổ 💵 Thu tiền, khối cam ↩️ Bé nghỉ giữa kỳ — tính hoàn phí. Chọn Ngày nghỉ, bấm Tính thử. Hệ hiện ví dụ: Đã học 3/10 buổi tính tới 15/09/2026 → đề xuất hoàn 2.100.000đ, kèm nút Điền vào phiếu thu.

Bấm nút đó thì ô số tiền tự điền số âm và ghi chú tự ghi Hoàn phí nghỉ giữa kỳ. Sửa lại được — trừ phí huỷ, làm tròn, hoặc quyết không hoàn.

14Chuyển lớp

Nút 🔄 Chuyển lớp có ở mọi dòng bảng lớp (kể cả bé chưa gán gói) và ở từng lớp trong hồ sơ phí. Trước 15/10/2026 chỉ bé đóng theo kỳ mới có nút. Anh Thắng: «khi cho phép chuyển lớp thì hệ thống tự tính phí còn dư để match với lớp mới và các lớp cũ».

• 1Sang lớp — không có những lớp bé đang học.
• 2Ngày bắt đầu học lớp mới. Lớp cũ ghi đã chuyển, học tới hôm trước ngày này. Các lớp khác bé đang học giữ nguyên.
• 3Gói buổi: đã dùng bao nhiêu buổi tới hôm trước ngày chuyển, còn lại bao nhiêu.
• 4Số buổi còn lại xếp lên lịch lớp mới cộng các lớp cũ bé vẫn học, ra ngày hết cũ → mới. Hai lớp đã đặt giá buổi mà khác nhau thì máy quy đổi số buổi còn lại theo giá (vd 15 buổi × 200.000đ ÷ 250.000đ = 12 buổi), có ô bỏ chọn.

Bé đóng theo kỳ: khung vàng gợi ý phí thừa mang sang bằng chính phép tính hoàn phí (mục 13) trên hoá đơn đang phủ ngày chuyển — sửa được. Phí thừa trừ thẳng vào hoá đơn kỳ đầu ở lớp mới, thành dòng Phí thừa mang sang từ lớp cũ, chỉ trừ một lần. Lớp mới bắt đầu lại từ «1 kỳ»; gói cũ không áp cho chương trình lớp mới thì để trống, máy nhắc gán gói.

Ghi danh mới lỗi thì máy trả bé về lớp cũ, không để bé rơi khỏi mọi lớp.

15Công nợ toàn trung tâm

Thay sheet Danh sách học sinh chưa đóng phí — bản Excel chia theo coach, mỗi coach một cột, phải ghép tay mới ra tổng.

Bốn ô số ở trên: Tổng phải thu · Đã thu · Còn nợ · số hoá đơn quá hạn. Dưới là hai bảng, gộp hai loại nợ mà Excel để ở hai sheet rời:

• Hoá đơn còn nợ — đã gửi mà chưa thu đủ. Có cả tên coach phụ trách lớp, để biết giao ai đi đòi. Bé học nhiều lớp thì nợ nằm ở nhiều dòng; dưới tên bé có thêm tổng của bé · n khoản để đi đòi một con số.
• 🎫 Gói sắp hết / đã hết buổi — bé đã học hết buổi trong gói mà chưa mua gói mới. Trong Excel cột này ghi TRỄ PHÍ.

16Nhắc thu phí hôm nay

Hệ tự quét 5h30 mỗi sáng và dựng danh sách việc. Nút 🔄 Quét lại ngay để quét lại giữa ngày.

• 1Đã hết gói (từ 15/10/2026): bé nào, gói nào, hết từ ngày nào, đã học thêm mấy buổi.
• 2🧾 Hồ sơ phí — mở thẳng hồ sơ bé để soát gói và gửi bảng phí gói mới (mục 08).
• 3📋 Chép lời nhắn — câu nhắn soạn sẵn, dán thẳng vào Zalo.

Mỗi dòng có thêm ⏰ Hoãn — nhà hẹn thứ Sáu thì hoãn tới thứ Sáu, tới ngày nó hiện lại; hoãn về ngày đã qua bị chặn: Hoãn tới ngày nào thì phải chọn ngày ở tương lai. — và ✅ Xong — đã xử lý, cất dòng đi.

17Con số nào máy tự tính

18Khi gặp trục trặc

Câu dưới đây chép đúng chữ hiện trên màn hình — gõ lại câu vừa thấy để tìm cho nhanh.

Số tiền vừa tự cập nhật: 1.000.000đ → 800.000đ. Xem lại rồi bấm Gửi PH lần nữa.

Thông tin phí vừa đổi (có người sửa giảm giá, gói, lịch…) nên hoá đơn vừa được tính lại ngay lúc bấm gửi. Xem số mới trên dòng, đúng thì bấm Gửi PH ▶ lần nữa.

⛔ Lịch lớp khai muộn: lịch chỉ có từ …, nhưng … em vào lớp từ …

Sang Sổ học sinh → 🏫 Lớp & lịch học → lớp ấy, đổi «hiệu lực từ» của các dòng lịch về ngày lớp chạy thật, rồi quay lại. Nếu là tài khoản thử, hoặc em có ngày vào lớp ghi nhầm, thì sửa ngày ấy thay vì sửa lịch.

⚠ Thông tin phí đã đổi sau khi gửi PH — tính theo hiện tại là …

Hoá đơn đã báo phụ huynh, nên máy không sửa số. Chỉnh bằng ➕ Ưu đãi trên hoá đơn ấy, hoặc báo lại phụ huynh.

Double check chỉ do người nhận bàn giao tiền của hoá đơn này, hoặc quản trị. Ghi «Bàn giao cho» ở phiếu thu trước.

Ghi người nhận bàn giao ở ô Bàn giao cho của phiếu thu, rồi để chính người ấy (hoặc quản trị) đăng nhập bấm.

Người xác nhận bill và người double check phải là hai người khác nhau.

Đúng như chữ. Nhờ người thứ hai đăng nhập bấm. Không có cách bỏ qua — đây là chốt cố ý.

Chỉ ghi được 2/3 bé — tải lại trang rồi xem bé nào còn thiếu gói

Kho chỉ nhận một phần lệnh gán gói. Tải lại trang, bé còn dòng chưa gán gói phí thì gán lại. Lặp lại thì báo quản trị — thường là chuyện quyền tài khoản.

Tài khoản này chưa được giao thu phí — chỉ người anh Thắng giao mới vào được.

Tài khoản đúng nhưng chưa được giao quyền thu phí. Đổi vai không giúp gì — quyền này giao cho từng người; nhờ anh Thắng cấp thêm.

Lớp này chưa khai lịch học — khai lịch trước rồi mới lập được kỳ phí.

Sang Sổ học sinh → 🏫 Lớp & lịch học, khai lớp học thứ mấy mấy giờ, rồi quay lại. Đây là bước hay bị bỏ nhất.

Lớp chưa có kỳ phí — lập kỳ phí ở khung «Kỳ phí của lớp» bên dưới trước

Lớp chưa có kỳ nào. Lập kỳ 10 buổi ở khung 🗓️ Kỳ phí của lớp, chọn kỳ ấy ở ô 📅 Kỳ.

Lớp chưa có giá buổi áp dụng tại ngày đầu kỳ

Hiện ở dòng kết quả, kèm tên các em kẹt. Đặt giá ở khung 💲 Giá một buổi của lớp, với ngày áp dụng từ không muộn hơn ngày đầu kỳ.

Đã nghỉ trung tâm mà ghi danh lớp này còn mở — đóng ghi danh (ghi ngày rời) ở Sổ học sinh rồi lập lại

Bé đã bị cho nghỉ trung tâm nhưng dòng ghi danh ở lớp vẫn mở. Sang Sổ học sinh ghi ngày bé rời lớp; nếu bé quay lại học thì bấm Nhận học lại ở hồ sơ bé.

Chưa chọn số kỳ đóng trước — bấm 🔁 Đổi gói, chọn 1 · 2 · 3 · 4 kỳ

Bé được gán gói theo kỳ mà để trống lựa chọn (hay gặp khi gán từ thẻ Tuyển sinh). Bấm 🔁 Đổi gói trên dòng bé, chọn số kỳ.

Em đang có gói buổi (🎫 Gói học) trùng kỳ này — một em chỉ thu một đường: huỷ gói buổi, hoặc bỏ gói kỳ

Xem mục 08. Hỏi lại nhà đang đóng theo cách nào, giữ một đường.

Kỳ này đã có hoá đơn gửi phụ huynh hoặc đã thu tiền — không xoá được. Muốn đổi buổi thì dời / trừ từng buổi.

Kỳ đã báo phụ huynh là mười ngày cụ thể — sửa từng buổi trong khung Kỳ phí, đừng xoá cả kỳ.

Tài khoản này chưa được giao thu phí — chỉ người anh Thắng giao mới làm được việc này.

Lập hoá đơn, đặt giá, lập kỳ, đặt ngày khai giảng / kết thúc, trừ hay dời buổi, khai ngày nghỉ, ghi phiếu thu, sửa khoá đều chỉ người được giao thu phí làm được — máy chủ chặn, không chỉ trang. (Trước 23/10/2026 câu này là «Chỉ kế toán hoặc quản trị làm được việc này».)

Câu có chữ kho chưa chạy bản 02…

Trang đã có tính năng mới nhưng kho dữ liệu chưa được nâng cấp theo. Báo quản trị; trong lúc chờ, phần còn lại của trang vẫn dùng được.

Mọi bé đang học lớp này đều đã có gói phí. Bé mới thì ghi danh ở Sổ học sinh trước.

Không còn ai để gán. Bé mới chưa vào lớp thì ghi danh bên Sổ học sinh — trang này không ghi danh.

Lớp này chưa có gói phí nào áp dụng — khai chương trình cho gói phí, hoặc tạo gói dùng chung

Gói phí có khai áp cho chương trình nào; lớp này không khớp gói nào. Hoặc khai thêm chương trình cho gói, hoặc để gói thành dùng chung.

Hoá đơn chưa gắn kỳ phí — lập kỳ phí cho lớp rồi gắn vào, hoặc nhập số hoàn bằng tay.

Hoá đơn này sinh ra trước khi lớp có kỳ phí, nên không biết kỳ gồm mấy buổi. Lập kỳ rồi tính lại, hoặc tự tính và ghi phiếu âm bằng tay.

Sửa thông tin phí mà số trên hoá đơn không đổi

Hoá đơn đã sang Đã gửi PH thì không bị tính đè nữa — cố ý, để khỏi đổi số sau lưng phụ huynh; dòng ấy sẽ có chữ đỏ báo lệch. Muốn sửa thì dùng ➕ Ưu đãi.

Ghi phiếu thu rồi mà trạng thái vẫn Đã gửi PH

Chưa đủ tiền. Cột Đã thu có dòng còn … cho biết thiếu bao nhiêu. Đủ là tự đổi, không phải bấm gì.

Bảng nhắc trống trơn mà biết chắc có người đang nợ

Nhắc chưa đóng chỉ tính hoá đơn đã gửi phụ huynh và có ngày hạn. Hoá đơn còn ở Nháp thì chưa phải nợ. Bấm 🔄 Quét lại ngay để quét lại.

Khai ngày bão rồi mà số tiền chưa đổi

Đúng như thiết kế. Khai ngày nghỉ chỉ nêu việc ra; tiền chỉ đổi khi có người chọn ✂ Không dạy bù — trừ buổi (mục 06): hoá đơn nháp tự bớt, hoá đơn đã gửi được trừ vào kỳ sau.

Dời buổi mà hệ báo đã có một buổi khác của kỳ này — chọn ngày trống.

Dạy bù trúng ngày lớp vốn đã có buổi. Chọn ngày khác — thường là một ngày trong tuần lớp không học.

Ghi rõ nghỉ gì — sau này còn tra lại

Khai ngày nghỉ mà bỏ trống ô tên. Ghi "Tết Nguyên đán", "Bão số 5" — sang năm mở lại còn biết hôm đó vì sao không dạy.

Các câu nhắc điền ô còn trống

Chọn lớp trước · Chưa chọn bé nào · Đặt tên kỳ · Nhập số tiền · Nhập học phí của gói mới · Nhập mức giảm > 0 · Nhập tên khoá · Cần ngày bắt đầu và số buổi — đúng như chữ, điền ô đó rồi bấm lại.

Không thấy hoá đơn này · Hoá đơn này vừa được tính lại thành khoản khác…

Hoá đơn vừa bị xoá hoặc đổi nhãn ở chỗ khác (vd đổi gói). Bấm ↻ trên đầu trang để tải lại, rồi thao tác trên dòng mới.

Trình duyệt chặn chép, anh/chị bôi đen chép tay giúp em

Một số trình duyệt không cho trang tự chép. Bôi đen lời nhắn rồi chép tay như bình thường.