Sổ tay Sổ học sinh

01Sổ này để làm gì

Trước ngày 14/08/2026, cả hệ thống không có chỗ nào để nhập thông tin học sinh. Hồ sơ chỉ sinh ra như một tác dụng phụ khi chốt thẻ tuyển sinh, và chỉ có mỗi cái tên. Sổ này là chỗ đó.

Mở ở cms-trungtam.pages.dev/hocsinh, hoặc bấm thẻ 📒 Học sinh ở trang chủ. Thẻ này chỉ tài khoản quản trị nhìn thấy — người khác vào thẳng địa chỉ cũng bị chặn.

Vì sao mọi phân hệ đều phụ thuộc vào sổ này

Mười sáu bảng trong hệ đều trỏ về đúng một mã học sinh. Bảng điểm, điểm danh, bài tập về nhà, bài kiểm tra, học phí, tài khoản Ngữ pháp — tất cả đọc từ đây. Nên hồ sơ trùng, sai tên hay sai lớp ở đây sẽ hiện ra ở khắp nơi khác.

02Học sinh từ đâu vào sổ

Cửa chính là phễu Tuyển sinh. Chốt một thẻ là hồ sơ tự sinh ra, mang theo đủ 16 thông tin đã hỏi phụ huynh: tên, ngày sinh, tên gọi ở nhà, trường, lớp ở trường, điểm ở trường, tên và số điện thoại phụ huynh, Zalo, phụ huynh thứ hai, mục tiêu, khu vực, nguồn, điểm test đầu vào, ghi chú. Thẻ có chọn lớp học thử thì ghi danh luôn vào lớp đó.

Nút ➕ Thêm hồ sơ ở đây bị chặn mặc định

Bấm vào sẽ hiện lời nhắc và nút sang thẳng Tuyển sinh. Muốn thêm tay vẫn được — nút "Vẫn thêm (ngoại lệ)" — nhưng chỉ dùng cho bốn trường hợp: bé cũ chưa từng qua hệ, con nhân viên, bé được gửi gắm giữa kỳ, và bé từ trung tâm liên kết chuyển sang.

Lý do chặn: hai đường vào là hai người nhập, và cùng một đứa trẻ thành hai mã khác nhau. Học bạ tách đôi vĩnh viễn — không gộp lại được, vì mọi điểm số và điểm danh cũ đã trỏ vào mã cũ.

Khi thêm tay, hệ dò trùng theo số điện thoại và tên trước, và hỏi lại nếu thấy hồ sơ giống.

Còn một đường nữa: khách vào thi thử trên Grammar Tool cũng tạo hồ sơ, nhưng được gắn nhãn riêng nên không lẫn vào danh sách học sinh thật. Muốn xem thì tích ô hiện hồ sơ mẫu / khách.

03Tìm và đọc danh sách

Ô tìm — gõ tên hoặc số điện thoại. Số điện thoại tìm theo chữ số, gõ 0912345678 hay 0912 345 678 đều ra.
Lọc lớp · Đang học / Đã nghỉ / Tất cả · hiện hồ sơ mẫu · khách.
Dòng đếm ở trên luôn cho biết bao nhiêu bé đang học, bao nhiêu đã nghỉ.

Cột Lớp đang học hiện tất cả các lớp bé đang theo — một bé học hai, ba lớp cùng lúc là chuyện bình thường. Bé đã nghỉ thì hiện lớp cuối cùng kèm chữ (đã nghỉ), không để trống, để còn tra được bé từng học ở đâu.

Tab Danh sách: ô tìm kiếm, bộ lọc Mọi lớp và Đang học, dòng đếm 3 đang học 0 đã nghỉ 1 hồ sơ mẫu, bảng sáu cột Mã Học sinh Lớp đang học Phụ huynh SĐT Trạng thái — Dòng đếm ngay dưới ô tìm cho biết đang lọc ra bao nhiêu bé. Ô tích **hiện hồ sơ mẫu / khách** mặc định TẮT — bật lên mới thấy hồ sơ dùng thử. Tên và số điện thoại trong ảnh là ví dụ.

04Hồ sơ có gì

Bấm Mở ở cuối mỗi dòng. Chín ô sửa được bất cứ lúc nào:

Cửa sổ hồ sơ một bé: mã HS26-0024, các ô Họ tên, Ngày sinh, Trường, Lớp ở trường, Tên phụ huynh, SĐT, Zalo, Tài khoản Memrise và ô Ghi chú cho giáo viên — Mã **HS26-0024** cạnh tên là mã nội bộ — **cấp một lần, không đổi kể cả khi đổi tên**. Ô **Ghi chú cho giáo viên** là chỗ ghi dị ứng, tính nết, hay đi muộn — thầy cô đọc trước buổi dạy.

Ô	Dùng vào việc gì
Họ tên	Tên trên mọi bảng điểm, báo cáo, hoá đơn. Không được để trống.
Ngày sinh	Xếp lớp đúng tuổi, biết bé thi chuyển cấp năm nào.
Trường · Lớp ở trường	Chọn giáo trình, và biết bé sắp thi chuyển cấp hay không.
Tên phụ huynh · SĐT	Liên hệ. SĐT là khoá chống trùng hồ sơ — thiếu là hệ không nhận ra bé quay lại.
Zalo	Gửi báo cáo học tập, khi khác số điện thoại.
Tài khoản Memrise	Nối vào thống kê học từ vựng.
Ghi chú cho giáo viên	Dị ứng, nhút nhát, hay đi muộn — thứ giáo viên mới nhận lớp cần biết ngay buổi đầu.

Ô ngày đọc lại bằng chữ

Bốn ô nhập ngày trên trang Học sinh, mỗi ô có một dòng chữ xám bên cạnh đọc lại ngày ấy: 9 tháng 3 2018, ô trống thì không có chữ nào, ô gõ nhầm năm 0226 thì có nhãn đỏ hỏi năm này có chắc không, và ô vào lớp từ ngày đọc là 20 tháng 9 2026 — Cạnh mỗi ô ngày, trang tự đọc lại ngày nó **đang hiểu**. Số liệu ví dụ.

Từ 17/09/2026, mọi ô nhập ngày trong CMS đều có một dòng chữ nhỏ bên cạnh: 9 tháng 3, 2018. Ô trống thì không in gì.

Vì sao phải đọc lại — và vì sao bằng CHỮ

Cách trình duyệt vẽ ô ngày chạy theo ngôn ngữ của chính trình duyệt, không theo trang. Máy đặt tiếng Việt thì ô hiện 09/03/2026; máy đồng nghiệp đặt English (United States) thì cùng ô ấy hiện 03/09/2026. Trang không có cách nào ép.

Đáng sợ ở chỗ hai màn hình ấy trông giống hệt nhau. Người gõ không thấy mình đang gõ theo thứ tự nào; người đọc lại càng không.

Mà ngày sinh là một trong hai khoá của phép dò trùng hồ sơ (mục 10). Lệch ngày sinh là hoặc đẻ thêm một hồ sơ cho cùng một bé, hoặc gộp nhầm hai bé.

Nên trang đọc lại bằng chữ chứ không in lại dạng số. Bản đầu in 09/03/2018 — ra hai lần y hệt nằm cạnh nhau, thừa. Mà thừa thì người ta thôi nhìn, và thôi nhìn thì cái cảnh báo duy nhất mình có cũng chết theo. Chữ «tháng» thì không máy nào đọc ngược được.

Thêm một phép bắt nữa: năm ngoài khoảng 1930–2031 thì dòng chữ đổi thành nhãn đỏ «năm này có chắc không?». Ô ngày của trình duyệt nhận tuốt năm 0226 mà chẳng kêu gì — gõ trượt một phím là xong.

Ô lọc để xem (khoảng ngày trong thống kê) không có dòng chữ này: gõ sai thì bảng ra rỗng, thấy ngay, mà không có gì chui vào kho.

Ảnh của bé

Ô ảnh nằm ngay dưới tên, đầu hồ sơ. Nhân viên tư vấn cầm điện thoại nói chuyện với phụ huynh mà không biết mặt bé; giáo viên mới nhận lớp không biết ai là ai; hai bé trùng tên thì điểm danh nhầm. Một tấm ảnh gỡ cả ba chuyện.

Ô ảnh trong hồ sơ học sinh: ảnh vuông bo góc bên trái, dưới là hai nút Đổi ảnh và Xoá ảnh, kèm dòng chữ nói ảnh lưu riêng tư — Ảnh trong hình là **ảnh ví dụ**, không phải học sinh thật.

Ô ảnh — chưa có thì hiện mặt cười. Bấm 📷 Thêm ảnh để chọn từ máy, hoặc chụp thẳng bằng điện thoại.

Đổi ảnh — ảnh cũ bị dọn luôn, không chất đống trong kho.

Xoá ảnh — chỉ hiện khi đã có ảnh. Có hỏi lại trước khi xoá.

Ảnh tự thu nhỏ, cứ chụp thẳng bằng điện thoại

Ảnh điện thoại thường 3–5 MB. Trang tự nén xuống cỡ ảnh thẻ trước khi gửi lên, nên không phải sửa ảnh trước, cũng không tốn kho.

Kho ảnh để riêng tư — và học sinh không tự đổi được ảnh mình

Ảnh trẻ con lộ ra thì mất nhiều hơn là mất một bài tập, nên kho này không có đường dẫn công khai nào. Muốn hiện ảnh phải xin đường dẫn có hạn giờ, và chỉ nhân viên trung tâm xin được. Bé đăng nhập chỉ xem được ảnh của chính mình, không thay được.

Chụp ở buổi test đầu vào là tiện nhất. Ảnh chụp trong thẻ tuyển sinh, chốt thẻ là tự chảy sang hồ sơ học sinh — không phải tải lên lần thứ hai. Xem sổ tay Phễu tuyển sinh.

Ô giới tính — từ 01/10/2026

Hồ sơ một em: các ô Họ tên, Ngày sinh, Trường, Lớp ở trường, và ô chọn Giới tính đang để Nữ được khoanh đỏ, bên cạnh Tên phụ huynh — ① **Giới tính**: Nam · Nữ · Khác, hoặc để trống. Cùng ba giá trị với hồ sơ nhân sự và hồ sơ tuyển sinh, để cả hệ một kiểu. Tên và số trong ảnh là **ví dụ**.

Em đi lên từ tuyển sinh thì đã có sẵn

Hôm thêm ô này, máy chép giới tính khách đã khai ở bên tuyển sinh sang hồ sơ học sinh — chỉ chép vào ô còn trống, không đè ô đã có. Đo hôm ấy mới có 3 trên khoảng 200 em có giới tính; phần còn lại phải điền tay hoặc nhập lại qua Excel (mục 10).

05Tài khoản học tập của bé

Trong hồ sơ, khối 🔑 Tài khoản học tập. Một tài khoản dùng chung cho cả ba việc — bài kiểm tra, bài tập về nhà và ngữ pháp — không phải mỗi thứ một tài khoản.

Phần Tài khoản học tập với nhãn đã có tài khoản, mã đăng nhập HS26-0024 và nút Đổi mã PIN; dưới là phần Ghi danh lớp liệt kê lớp 7A1 kèm nút Sửa ngày và Cho nghỉ lớp này — Khối **🔑 Tài khoản học tập** trong hồ sơ bé. Một tài khoản dùng chung cho bài kiểm tra, bài tập về nhà và ngữ pháp. Số liệu trong ảnh là **ví dụ**.

Cấp tài khoản

Bấm 🔑 Cấp tài khoản học tập. Hệ hiện ra hai thứ và một lời nhắn soạn sẵn để chép sang Zalo cho phụ huynh:

Thứ	Là gì
Mã học sinh	chính là mã trên màn hình, dạng `HS26-0024`
Mã PIN	6 chữ số, hệ tự sinh

Em vào học ở cms-trungtam.pages.dev/kiemtra-hs, gõ hai thứ đó. Không cần email — hệ tự lo phần đó bên trong, phụ huynh không phải nhớ gì thêm.

Mã PIN hiện luôn trong hồ sơ — từ 18/09/2026

Trước hôm ấy, PIN chỉ hiện đúng một lần lúc cấp; đóng cửa sổ là mất. Anh Thắng nói: «luôn hiện mã PIN cập nhật nhất để admin dễ quản lý». Nay nó nằm ngay cạnh mã đăng nhập:

Khối tài khoản học tập trong hồ sơ một bé: thẻ xanh đã có tài khoản, mã đăng nhập HS26-0001, mã PIN 482915 kèm ngày cấp và số lần cấp, và nút Đổi mã PIN — Mã PIN hiện kèm **ngày cấp** và **lần cấp thứ mấy**. Bấm **🔄 Đổi mã PIN** thì dòng này đổi ngay, không phải tải lại trang. Số liệu trong ảnh là **ví dụ**.

Chỉ quản trị và phụ trách chuyên môn xem được

PIN là mật khẩu — ai đọc được là đăng nhập được thành bé ấy. Mà thẻ 📒 Học sinh này mọi vai đều mở được. Nên giáo viên, coach và kế toán chỉ thấy 🔒 chỉ quản trị xem được; họ vẫn bấm 🔄 Đổi mã PIN được như cũ và vẫn đọc được mã mới trên phiếu.

Đây không phải chuyện giấu chữ cho gọn: máy chủ từ chối thẳng nếu ai đó gọi vào. Và mỗi lượt xem đều được ghi lại ai xem, xem của bé nào, lúc nào — không phải để bắt lỗi ai, mà để khi có chuyện «tài khoản con bị người lạ vào» thì còn một chỗ mà tra.

Tài khoản cấp TRƯỚC 18/09/2026 thì chưa có gì để hiện

Mã cũ đã băm mất trong hệ đăng nhập, đọc ngược không được. Ô ấy ghi thẳng «chưa lưu — cấp trước 18/09, bấm Đổi mã PIN để có mã mới», chứ không để trống cho anh/chị tưởng bé chưa có tài khoản. Bấm đổi một lần là từ đó mã hiện ra.

Lúc cấp mã vẫn phải chép gửi phụ huynh ngay

Phiếu cấp tài khoản có sẵn lời nhắn — bấm 📋 Chép lời nhắn gửi Zalo. Đổi mã mới thì PIN cũ thôi dùng được, nhớ gửi lại.

Bé chưa có mã học sinh thì cấp mã trước

Hồ sơ nhập từ trước khi hệ có mã sẽ hiện cảnh báo cam ngay dưới nút. Cấp trong tình trạng đó thì mã đăng nhập là một dãy ký tự máy, đọc qua điện thoại rất dễ sai.

Em vào rồi thấy gì

Một trang duy nhất, không phải ba: 📚 Buổi học của em · 📝 Bài kiểm tra · 📚 Bài tập về nhà · 📖 Bài giảng · 📁 Tài liệu của lớp.

Em chỉ thấy của lớp em ĐANG học

Quyền đọc hỏi thẳng ghi danh, không hỏi ô "lớp hiện tại". Bé học hai lớp thì thấy của cả hai. Bé nghỉ hết lớp thì thôi thấy ngay — không còn đọc được đề của lớp cũ nữa.

Nên khi cho bé nghỉ, đừng quên điền ngày nghỉ — đó cũng là cái khoá cửa.

Bé chưa tới tuổi học Ngữ pháp thì không cần khoá gì cả: ngữ pháp giao theo từng bé, không giao thì mở ra trống trơn. Khác bài tập và kiểm tra — hai thứ đó giao theo lớp.

06Ghi danh lớp

Ghi danh không phải một ô "lớp" mà là một dòng có thời gian: bé này — lớp này — từ ngày này — tới ngày nào — vì sao ra.

Ở cuối hồ sơ, khung đứt nét ➕ Ghi danh vào MỘT LỚP NỮA: chọn Lớp, đặt vào lớp từ ngày, bấm + Ghi danh lớp này. Bé đang học lớp nào thì hiện dòng đó kèm nhãn đang học.

Ô "vào lớp từ ngày" mặc định là hôm nay — bé học từ trước thì PHẢI sửa

Trung tâm đang chạy sẵn, bé đã học mấy tháng rồi mới đưa lên hệ. Để nguyên hôm nay là mọi phép đếm buổi đều tính từ ngày nhập liệu chứ không phải ngày học thật. Không nhớ chính xác thì lấy ngày đầu tháng gần nhất mà bé đã đi học.

Sửa ngày sau khi đã ghi danh

Bấm 📅 Sửa ngày ngay trên dòng lớp đó. Sửa được cả hai ô:

Vào lớp từ — ngày bé bắt đầu học lớp này.
Nghỉ ngày — để trống nghĩa là bé vẫn đang học. Điền vào là dòng chuyển sang đã nghỉ; xoá đi là quay lại đang học.

Khung đứt nét ở dưới là form TẠO MỚI, không phải ngày của lớp đang có

Nó luôn hiện ngày hôm nay vì đang chờ ghi danh một lớp nữa. Muốn sửa lớp bé đang học thì dùng nút 📅 Sửa ngày trên dòng lớp, đừng sửa ở khung dưới.

Vì sao phải làm phức tạp thế thay vì một ô "lớp"

Vì hai chuyện xảy ra thật ở trung tâm. Thứ nhất: bé học nhiều lớp cùng lúc — lớp chính cộng lớp kèm ngắn ngày hay lớp thời vụ mở giữa năm. Một ô thì chỉ chứa được một lớp.

Thứ hai, và nguy hơn: bé lên lớp. Nếu chỉ sửa một ô từ A1 thành A2, thì mọi điểm danh, bài tập, điểm kiểm tra đã ghi từ hồi bé còn ở A1 đột nhiên khai là thuộc về A2. Lịch sử nói dối mà không có gì báo. Ghi danh theo dòng thì lớp cũ đóng lại đúng ngày, lớp mới mở ra — mỗi bản ghi cũ vẫn thuộc về đúng lớp lúc đó.

Bốn trang khác (Theo dõi học tập · Thu phí · Bài tập · Kiểm tra) vẫn đọc "lớp hiện tại" như cũ — hệ tự tính lại ô đó từ ghi danh, nên các trang ấy không phải đổi gì, mà vẫn không bị nói dối.

07Làm nhiều em một lúc

Tới ngày 24/08/2026, xếp lớp cho hai mươi em là mở hai mươi hồ sơ, mỗi hồ sơ bốn cú bấm. Dọn mấy bản trùng cũng thế. Nay tick ở đầu dòng rồi làm cả nhóm một lượt.

Tab Danh sách của Sổ học sinh: cột ô vuông tick ở đầu mỗi dòng được khoanh đỏ, thanh xanh Đã chọn 3 em với ô chọn lớp và ngày vào lớp cùng nút Ghi danh cả nhóm và Xoá cả nhóm, nút Dò hồ sơ trùng ở hàng lọc phía trên — Ba chỗ mới trên tab **Danh sách**. ① Ô vuông đầu mỗi dòng — tick em nào cần làm. Ô trên cùng ở hàng tiêu đề tick **hết những dòng đang hiện**, nên lọc trước rồi tick là nhanh nhất. ② Thanh này chỉ hiện khi đã tick ít nhất một em. ③ Nút 🔎 Dò hồ sơ trùng — nói ở cuối mục này. Tên và số điện thoại trong ảnh là số liệu ví dụ.

Ghi danh cả nhóm. Tick xong thì chọn lớp, đặt vào lớp từ ngày rồi bấm ➕ Ghi danh cả nhóm. Ba điều nên biết trước khi bấm:

Nhóm đã tick vẫn giữ nguyên sau khi ghi danh. Một bé học hai lớp thì chọn lớp thứ hai, sửa lại ngày vào lớp, bấm lần nữa. Máy không gộp hai lớp vào một lần bấm — vì ngày bé vào lớp A và lớp B thường khác nhau, mà ngày vào lớp sai thì đếm buổi, tính phí, báo chuyên cần đều lệch theo.
Em nào đã học lớp ấy rồi thì máy bỏ qua và gọi tên ra, không đẻ dòng ghi danh thứ hai.
Bấm Bỏ chọn hết ở góc phải thanh xanh để bỏ tick toàn bộ.
Ngày vào lớp đặt đúng ngày bé thật sự bắt đầu học, đừng để mặc định hôm nay. Bé đã học từ trước mà ghi hôm nay là mọi phép đếm buổi của bé ấy bắt đầu sai từ đây.

Xoá cả nhóm — máy chủ có quyền từ chối Hồ sơ đã có ghi danh lớp, điểm danh, hoá đơn hay tiền đã thu thì không xoá được, chỉ cho nghỉ. Bấm 🗑 Xoá cả nhóm thì phần xoá được vẫn xoá, phần vướng hiện thành một bảng kèm nguyên văn lý do — ví dụ đã có 1 hoá đơn. Đọc lý do rồi xử từng cái, đừng bấm lại.

Dò hồ sơ trùng. Nhập Excel hai lần, hay chốt tuyển sinh cho một bé đã có hồ sơ, là sổ có hai bản của cùng một em. Bấm 🔎 Dò hồ sơ trùng để máy gom lại thành từng nhóm:

Chế độ dò hồ sơ trùng của Sổ học sinh: nút Về danh sách thường được khoanh, một dòng tiêu đề nhóm màu cam ghi ZZ THỬ Bé An hai hồ sơ nghi là một bé, và hai dòng hồ sơ mang nhãn đầy nhất và chưa ghi danh lớp nào — Chế độ dò trùng. ① Bấm ← Về danh sách thường để thoát. ② Mỗi nhóm một dòng tiêu đề cam, ghi rõ có mấy hồ sơ nghi là một bé. ③ Hai nhãn giúp chọn bản nào giữ: đầy nhất là bản điền được nhiều ô nhất, chưa ghi danh lớp nào là bản chắc chắn xoá được. Chế độ này **bỏ qua mọi bộ lọc** phía trên. Tên trong ảnh là số liệu ví dụ.

Máy dựa vào đâu để nói hai dòng là cùng một bé — anh Thắng chốt ngày 24/08/2026:

Tình huống	Máy kết luận
Tên khớp, cả hai đều có ngày sinh, ngày sinh giống nhau	Trùng
Tên khớp, ngày sinh khác nhau	Hai bé khác nhau
Tên khớp, thiếu ngày sinh, SĐT phụ huynh giống nhau	Trùng
Tên khớp, thiếu ngày sinh, SĐT khác nhau	Ngờ — máy không tự quyết, hỏi người
Khác tên, chung số điện thoại	🏠 Cùng nhà — KHÔNG phải trùng

Tên khớp là so sau khi bỏ dấu và gộp khoảng trắng thừa, nên Nguyễn Minh Khang, NGUYỄN MINH KHANG và Nguyen Minh Khang đều là một.

Vì sao dòng cuối bảng quan trọng Luật cũ dò trùng tên HOẶC trùng số điện thoại. Hai chị em ruột dùng chung số của mẹ, nên nhập cả nhà một lượt là đứa em bị coi là trùng rồi tự bị bỏ tick — bỏ lặng lẽ, không ai biết cho tới lúc đi tìm.

08Khi con nghỉ học

Bấm Cho nghỉ lớp này ở đúng dòng ghi danh. Chọn ngày nghỉ và lý do trong danh sách 11 mục, chia hai nhóm:

😔 Do mình

Không hợp giáo viên
Lớp không đúng trình độ
Lịch học đổi
Chất lượng không như kỳ vọng

🌍 Khách quan

Hết khoá, không học tiếp
Chuyển sang lớp khác
Chuyển trường / chuyển nhà
Gia đình bận
Học phí
Sức khoẻ
Không rõ

Nghỉ một lớp không phải nghỉ hẳn. Bé còn lớp khác thì vẫn là đang học, và "lớp hiện tại" tự quay về lớp còn lại. Chỉ khi không còn dòng ghi danh nào đang mở thì hệ mới coi là bé đã rời trung tâm — không ai phải nhớ bật cờ.

Nghỉ không bao giờ là xoá

Hồ sơ giữ vĩnh viễn, kể cả lớp cuối cùng bé từng học. Bé quay lại thì ghi danh dòng mới — hoặc chốt một thẻ tuyển sinh mới, hệ tự nhận ra bé cũ theo tên và số điện thoại — và học bạ nối liền từ mấy năm trước.

Nghỉ hẳn trung tâm, và xoá hồ sơ nháp

Cuối hồ sơ có khối 🗑 Kết thúc hồ sơ. Hai nút ở đây làm hai việc khác hẳn nhau, và màn hình nói rõ cái nào dùng được:

Khối Kết thúc hồ sơ: nút Cho nghỉ trung tâm bật, nút Không xoá được bị tắt mờ, kèm dòng giải thích hồ sơ đã có 12 buổi điểm danh, 2 hoá đơn, 9 buổi cô nhận xét — Hồ sơ đã có dữ liệu thì nút xoá **tắt hẳn**, kèm liệt kê vướng gì. Số liệu trong ảnh là **ví dụ**.

Nút	Làm gì	Dùng khi
Cho nghỉ trung tâm	Bé thôi học. Hồ sơ và toàn bộ điểm danh, điểm số, học phí giữ nguyên. Từ 14/10/2026 máy đóng luôn mọi lớp bé đang học (ngày rời = hôm nay), để bé thôi được đếm sĩ số, thôi sinh việc, thôi bị lập hoá đơn. Sau này nhận lại được — nút đổi thành Nhận học lại.	bé thật, thôi học
Xoá hồ sơ	Hồ sơ biến mất hẳn. Chỉ bật khi hồ sơ chưa có gì bám vào.	gõ sai tên, tạo trùng, hồ sơ nháp

Hồ sơ đã có dữ liệu thì KHÔNG AI xoá được, kể cả quản trị

Có hai mươi bảng trỏ vào hồ sơ học sinh, trong đó mười bảy bảng bị xoá dây chuyền: điểm danh, nhận xét buổi học, điểm test, bài nộp, hoá đơn, tiền đã thu. Một cú bấm là dọn sạch cả mười bảy bảng ấy, và không báo một lời nào.

Nguy nhất là hoá đơn. Xoá nhầm một em đã đóng tiền thì khoản ấy biến mất khỏi sổ, mà tới cuối tháng đối chiếu mới lòi ra — lúc đó không truy lại được nữa.

Nên hệ đếm trước rồi mới cho xoá. Chặn nằm dưới cơ sở dữ liệu, không phải chỉ tắt nút trên màn — gọi thẳng vào bỏ qua giao diện cũng bị từ chối y hệt.

Bé quay lại học

Mở hồ sơ bé, bấm Nhận học lại ở khối 🗑 Kết thúc hồ sơ.

Cửa sổ Nhận học lại của Lý Ngọc Hân: dòng tài khoản học tập vẫn còn nguyên, danh sách ba lớp đã học — 2A1_T3_6pm và 2A1_T7_6pm đã đánh dấu sẵn, có gói phí, 7A1 mờ vì lớp đã đóng; ô lớp khác, ô học lại từ ngày, hai nút Huỷ và Nhận học lại — Tên học sinh và mọi con số trong ảnh là **ví dụ**, chụp 14/10/2026.

1Tài khoản học tập không mất khi bé nghỉ: bé đăng nhập lại bằng mã PIN cũ, bài cũ và vườn từ cũ còn đủ. Lúc nghỉ bé chỉ không thấy gì vì không còn lớp nào.
2Các lớp bé từng học. Máy đánh sẵn những lớp bé đang học lúc nghỉ mà lớp còn mở; lớp đã đóng thì mờ, không chọn được. Mỗi lớp được chọn thành một dòng ghi danh mới, mang theo gói phí cũ của lớp ấy — kế toán khỏi gán lại.
3Thêm lớp khác nếu bé quay lại vào lớp mới, và chọn ngày học lại. Ngày này cũng là ngày bắt đầu tính phí.
4Bấm Nhận học lại. Không chọn lớp nào thì máy chỉ bật lại hồ sơ, bé «đang học» mà chưa ở lớp nào cho tới khi được ghi danh.

Vì sao ghi danh dòng MỚI chứ không mở lại dòng cũ

Dòng cũ giữ ngày nghỉ và lý do nghỉ. Mở lại nó là xoá mất khoảng bé đã nghỉ: máy sẽ đếm buổi, tính phí, sinh việc cho cả những tuần bé không học. Hai dòng nối nhau thì học bạ thấy rõ bé nghỉ từ đâu tới đâu.

Trước 14/10/2026 nút này chỉ bật cờ «đang học». Người bấm phải tự nhớ bé từng học lớp nào, kế toán gán lại gói từ đầu, và đo hôm ấy có 3 em kẹt ở trạng thái «đang học mà không ở lớp nào».

Chọn lý do cho đúng là việc đáng làm. Tuyển sinh đo được vì sao khách không vào, nhưng vì sao một bé đang học rồi lại đi thì trung tâm chưa từng đo. Mà giữ một bé rẻ hơn tuyển một bé mới rất nhiều.

09Lớp và lịch học

Tab 🏫 Lớp & lịch học — tab thứ ba trên đầu trang. Đây là chỗ duy nhất mở lớp và khai lịch, và khai lịch là bước chặn nhiều thứ nhất trong cả hệ.

Tab Lớp và lịch học: khung Mở lớp mới, và bảng liệt kê hai lớp K3-2606 (3A1) và K7-2608 (7A1) kèm lịch học, buổi kế tiếp, số đang học, trạng thái đang mở — Mã lớp máy tự cấp theo **chương trình + tháng mở** và **không bao giờ đổi**. Tên hiển thị thì đổi thoải mái. Lên khối thì **mở lớp mới** rồi ghi danh chuyển sang — sửa tên lớp cũ là mọi điểm danh và điểm số cũ khai sai lớp.

Khai lịch xong thì xem ở đâu

Thẻ 🗓 Lịch học đọc thẳng lịch khai ở đây ra thành một cái lịch nhìn được: hôm nay lớp nào chạy, cả tuần dày mỏng ra sao. Nó còn có thẻ 🕳 Chỗ hổng kê đúng những lớp chưa khai lịch, kèm sĩ số — để anh chị thấy cái giá của mỗi chỗ thiếu. Cách đọc ở Sổ tay Lịch học.

Mở lớp

Khối trên cùng, bốn ô rồi bấm Mở lớp:

Ô	Điền gì	Sửa sau được?
Tên hiển thị	`2A1` — tên vẫn gọi hằng ngày	Có, đổi thoải mái
Chương trình	Thanh sổ: Khối 1–12 · IELTS · Giao tiếp · Khoá hè · Lớp kèm · Khác… (chọn Khác… thì gõ mã riêng)	Không — mã lớp đã sinh theo nó
Ngày mở lớp	Ngày lớp bắt đầu chạy	Không
Lớp tiền nhiệm	1A1 lên 2A1 thì chọn 1A1. Lớp mới hẳn thì để trống	Không

Mã lớp máy cấp, và không bao giờ đổi

Mã theo chương trình + tháng mở, ví dụ K2-2608. Tên hiển thị đổi bao nhiêu lần cũng không ảnh hưởng báo cáo cũ, vì mọi thứ đều neo vào mã.

Lên khối thì MỞ LỚP MỚI, đừng sửa tên lớp cũ

Sửa 1A1 thành 2A1 là mọi điểm danh, điểm số, hoá đơn của năm ngoái bỗng khai sai lớp — và không có cách nào tách ra lại. Mở lớp mới rồi chọn lớp cũ ở ô Lớp tiền nhiệm, học bạ vẫn nối được.

Đọc một dòng lớp

Mã lớp	Tên hiển thị	Lịch học	Buổi kế tiếp	Đang học	Trạng thái
K2-2608 mở 01/08/2026	2A1	T3 18:00–19:30T5 18:00–19:30	T5, 20/08, 18:00	15	đang mở	Mở
GT-2608	Giao tiếp tối	chưa khai lịch	—	0	đang mở	Mở

Cột Buổi kế tiếp là máy tự tính từ lịch, đã trừ ngày nghỉ của trung tâm. Lớp nào hiện chưa khai lịch thì cột đó luôn trống — và đó là lớp đang kẹt.

Khai lịch học

Lịch nằm bên trong từng lớp, không phải ở ngoài. Bấm nút Mở ở cuối dòng lớp, kéo xuống khối 🗓️ Lịch học: chọn thứ · giờ bắt đầu → giờ kết thúc · áp dụng từ ngày nào, rồi bấm + Thêm buổi.

Lớp học hai buổi một tuần thì thêm hai dòng — ví dụ T3 18:00–19:30 và T5 18:00–19:30.

Sửa, ngưng, hay xoá một dòng lịch

Ba nút, ba việc khác hẳn nhau — chọn sai là số buổi lệch mà không ai biết:

Nút	Dùng khi	Chuyện gì xảy ra
📅 Sửa ngày	Khai đúng thứ và giờ nhưng sai ngày áp dụng — hay gặp nhất là lớp chạy đã lâu mà khai từ hôm nay	Đổi áp dụng từ và đến. Khai lùi về ngày mốc là hệ đếm được cả những buổi trước đó
Ngưng từ hôm nay	Lớp đã dạy thật buổi này, giờ đổi lịch	Đóng dòng lại từ hôm nay. Dòng cũ ở lại để tháng trước còn đếm đúng
Xoá dòng	Khai nhầm — lớp chưa từng dạy buổi này	Xoá hẳn. Để lại là mọi phép đếm buổi đều dôi ra

Ngưng và Xoá không thay thế nhau được

Khai nhầm mà bấm Ngưng thì dòng sai vẫn nằm đó, và những tuần trước ngày ngưng vẫn bị đếm thành buổi học. Ngược lại, lớp đã dạy thật mà bấm Xoá thì tháng trước bỗng ít buổi đi — mà tháng trước đã thu tiền rồi.

Đổi lịch thì đóng dòng cũ rồi thêm dòng mới — đừng sửa đè

Bấm Ngưng từ hôm nay cho dòng cũ, rồi thêm dòng mới. Sửa đè lên dòng cũ thì tháng trước sẽ được đếm theo lịch tháng này — mà kỳ phí tháng trước đã thu tiền rồi. Dòng đã ngưng vẫn nằm đó, chuyển thành đã ngưng, để tra lại được lúc ấy lớp học thứ mấy.

Khai lịch chặn những gì

Việc	Lớp chưa khai lịch thì
Lập kỳ phí	Bị chặn thẳng: Lớp này chưa khai lịch học — khai lịch trước rồi mới lập được kỳ phí.
Đếm buổi của gói	Quay về công thức ước lượng cũ, không trừ được ngày lễ
Tính hoàn phí	Không ra số
Hạn bước 7–8 bên Tuyển sinh	Không biết buổi học kế tiếp là hôm nào

Sổ này không có gì về tiền

Gói học, kỳ phí, hoá đơn và thu tiền đều nằm ở trang Thu phí, không lẫn sang đây. Sổ học sinh chỉ giữ thông tin đứa trẻ: em là ai, liên hệ ai, học lớp nào, từ ngày nào.

📊 Điểm test trung bình của lớp

Từ 19/09/2026. Anh Thắng nói rõ vì sao cần: «việc xếp lớp phù hợp hiện tại chưa có điểm test trung bình của lớp được lấy trực tiếp từ bài kiểm tra của mỗi lớp để so, vì hệ thống chưa thông toàn bộ». Đây là mốc để xếp em mới vào lớp cho vừa sức — nhập một lần trong cửa sổ lớp, mọi lượt xếp lớp dùng chung.

Gõ «34 trên 40», đừng tự chia ra 85%bài kiểm tra ngoài đời báo là 34/40. Bắt người nhập tự chia là bắt họ làm một phép tính có thể sai, để rồi cất đi một con số không kiểm lại được. Phần trăm máy tự hiện bên cạnh.
Mỗi lần đo một dòng, không ghi đèđây là bước đệm tới ngày hệ thống tự tính từ progress test. Ghi đè thì ngày ấy tới là phải chọn giữa xoá số người nhập hay bỏ số máy tính. Giữ dòng thì máy cứ ghi thêm, số cũ vẫn còn.
Khai thêm bài nào và bao nhiêu embỏ trống cũng được, nhưng «85% từ 13 em của Progress test kỳ 2» đọc khác hẳn «85%» trơ trọi. Người xếp lớp ba tháng sau sẽ cần biết.
Gõ nhầm thì Xoá dòng ấydòng cũ hơn tự thành mốc đang dùng.

Ai nhập được

Quản trị, phụ trách chuyên môn, giáo viên và coach — những người đứng lớp, chấm bài hoặc xếp lớp. Kế toán và tư vấn viên thì không; họ vẫn đọc được.

Bản đầu 19/09/2026 để coach ở ngoài, với lý do coach là người dùng con số chứ không phải người tạo ra nó. Anh Thắng sửa ngay trong ngày: coach ở trung tâm này cũng chấm bài, và cũng là người mở màn xếp lớp ra. Bắt họ đi nhờ người khác nhập một con số họ đang cầm trong tay là thêm một nấc chờ — mà nấc chờ thì thứ hay xảy ra nhất là không ai nhập cả.

Đây không phải chuyện giấu nút cho gọn — máy chủ từ chối thẳng nếu ai đó gọi vào.

Chưa nhập thì màn xếp lớp phải đoán

Không có mốc, màn xếp lớp rơi về con số máy tự đo: trung bình điểm ĐẦU VÀO của các em đang học trong lớp — tức điểm lúc các em ấy mới đến, có em từ một năm trước. Nó không phải điểm bài kiểm tra của lớp bây giờ. Và máy chỉ dám nói khi có từ 3 em trở lên có điểm.

Đóng lớp

Trong cửa sổ lớp, nút Đóng lớp. Hỏi lại: Đóng lớp này? — Lớp đóng thì không hiện trong danh sách chọn nữa, nhưng mọi điểm danh và điểm số cũ giữ nguyên. Đóng nhầm thì mở lại được bằng nút Mở lại lớp.

10Nhập từ Excel

Hai nấc, cố ý tách rời: file Excel chỉ chứa thông tin bé; lớp thì chọn trong tool.

Tab Nhập từ Excel bước 1: một bên là Chọn file xlsx xls csv kèm nút Tải file mẫu, bên kia là ô dán thẳng từ Excel — Hai đường vào: chọn file, hoặc **bôi đen trong Excel rồi dán thẳng**. File Excel **chỉ chứa thông tin học sinh** — lớp thì bước 2 chọn bằng thanh số trong tool, để không ai gõ sai tên lớp rồi đẻ ra lớp ma.

Nấc 1 — đưa dữ liệu vào

Chọn file .xlsx · .xls · .csv, hoặc bôi đen các ô trong Excel rồi dán thẳng vào ô bên cạnh (nhanh hơn, khỏi lưu file). Có nút tải file mẫu.

Cột nhận được: Họ tên (bắt buộc) · Ngày sinh · Trường · Lớp ở trường · Tên phụ huynh · SĐT · Zalo · Ghi chú · Giới tính (thêm 01/10/2026). Đặt tên cột kiểu gì cũng được — "Họ tên", "HỌ VÀ TÊN", "SĐT", "Số điện thoại", "Điện thoại" đều nhận ra. Không có dòng tiêu đề thì hệ đọc theo đúng thứ tự trên. Ngày sinh nhận cả 12/05/2015, 2015-05-12 lẫn kiểu ngày riêng của Excel.

Cột giới tính viết kiểu gì cũng được — trừ kiểu máy không chắc

Tiêu đề «Giới tính», «GT», «Phái», «Gender» đều nhận. Ô thì nhận Nam · Nữ · Khác, có dấu hay không dấu, cả M/F, Male/Female, trai/gái. Viết khác đi thì máy để trống chứ không đoán — ghi nhầm giới tính thì tin nhắn và báo cáo gọi sai em ấy, tệ hơn là để trống.

Nấc 2 — chọn lớp rồi nhập

Bảng xem trước hiện từng dòng, mỗi dòng có thanh sổ chọn lớp lấy từ danh sách lớp thật, kèm ô chọn lớp cho tất cả ở trên rồi sửa lẻ vài dòng.

Vì sao file Excel không có cột lớp

Vì tên lớp gõ tay sẽ sai. "Lớp 9A", "9A", "Lop 9A · ôn thi" — mỗi người gõ một kiểu, và hệ sẽ có ba lớp không khớp lớp nào có thật. Chọn từ thanh sổ thì không thể sai.

Dòng trùng tự bị bỏ tick, ghi rõ trùng với hồ sơ nào — muốn nhập vẫn tick lại được. Bỏ trống lớp cũng nhập được: hồ sơ vào sổ trước, ghi danh sau.

Bước 2 — chọn lớp và ngày vào lớp

Hai ô ở đầu áp cho cả đợt: Chọn lớp cho tất cả và vào lớp từ ngày. Chọn xong thì mọi dòng ăn theo, rồi sửa lại riêng từng dòng ở cột Lớp ghi danh và cột Vào lớp từ.

Đây là chỗ dễ hỏng hàng loạt nhất

Cả trung tâm vào hệ bằng đường này. Để nguyên ngày hôm nay là hai trăm hồ sơ cùng sai một kiểu — mọi bé bị coi như vừa vào lớp hôm nay. Đặt vào lớp từ ngày = ngày bé thật sự bắt đầu học trước khi bấm nhập.

Dòng nào trùng với hồ sơ đã có thì hệ tự bỏ tick và ghi trùng: <tên> ở cột cuối — muốn nhập vẫn tick lại được. Dòng không có họ tên bị bỏ qua.

Bỏ trống lớp cũng nhập được: hồ sơ vào sổ, ghi danh sau.

Bước 2 đổi hẳn từ 24/08/2026. Trước đây mỗi dòng chỉ có một ô tick nhập hay không. Nay mỗi dòng có cột Việc sẽ làm với ba lựa chọn, và máy tự đề nghị sẵn:

Bước 2 của màn Nhập từ Excel: cột Việc sẽ làm với các ô chọn Tạo mới, Điền bù ô trống, Bỏ qua được khoanh đỏ; dòng tóm tắt máy đã soát với sổ; ô đổi hàng loạt; và cột Máy soát được gì khoanh cam ghi mới, đã có trong sổ, trùng với dòng 1 trong chính file này — Màn xem trước trước khi nhập. ① Cột **Việc sẽ làm** — máy đề nghị sẵn, đổi được từng dòng. ② Dòng tóm tắt: bao nhiêu dòng mới, bao nhiêu dòng đã có trong sổ. ③ Đổi hàng loạt cho *mọi* dòng đã có trong sổ. ④ Cột **Máy soát được gì** — nói rõ vì sao máy đề nghị như vậy, và ô nào sắp được điền bù. Tên và số điện thoại trong ảnh là số liệu ví dụ.

Việc sẽ làm	Máy làm gì	Khi nào máy tự chọn
Tạo mới	Thêm một hồ sơ mới vào sổ	Không tìm thấy bé nào khớp
Điền bù ô trống	Chỉ điền vào ô đang trống của hồ sơ cũ. ⛔ Không đè ô đã có chữ	Chắc chắn là bé đã có trong sổ
Bỏ qua	Không đụng gì	Dòng trùng với một dòng khác trong chính file, hoặc máy chỉ ngờ chứ không chắc

Vì sao mặc định là điền bù chứ không phải đè Ô để trống trong Excel không được phép xoá trắng dữ liệu đã có trong sổ. Người gửi file cho mình thường chỉ điền phần họ biết; đè cả file lên là mất số điện thoại, mất ngày sinh mà không ai hay.

Soát xong thì bấm Nhập theo cột «Việc sẽ làm». Xong, bảng xem trước biến mất và thay bằng một bản báo cáo: tạo mới mấy hồ sơ, điền bù mấy hồ sơ, ghi danh mấy lượt, bỏ qua ai.

Dòng điền bù mà có chọn lớp thì hệ ghi danh cho hồ sơ cũ, không đẻ hồ sơ thứ hai. Nên nhập lại đúng file cũ bao nhiêu lần cũng được — sổ không phình thêm dòng nào.

11Khi gặp trục trặc

Vào trang thì thấy 🔒 Chỉ quản trị: Đang đăng nhập bằng tài khoản không phải quản trị. Sổ học sinh sửa hồ sơ và ghi danh cho cả trung tâm nên khoá về một người.
Không tìm thấy một bé chắc chắn đang học: Kiểm ba thứ: đang lọc lớp nào đó? đang ở mục Đang học mà bé đã bị cho nghỉ nhầm? hay bé được nhập bằng tên khác (tên gọi ở nhà thay vì tên khai sinh)? Thử tìm bằng số điện thoại phụ huynh — chắc ăn hơn tên.
Bé xuất hiện hai lần trong sổ: Hai hồ sơ khác mã, không gộp được. Chọn một hồ sơ làm chính, ghi danh bé vào đúng lớp ở hồ sơ đó, rồi cho nghỉ mọi ghi danh của hồ sơ kia. Đừng xoá hồ sơ thừa — điểm số cũ đang trỏ vào nó. Báo em để dọn cho gọn.
Ghi danh xong mà bên Theo dõi học tập chưa thấy bé: Trang đó lọc theo "lớp hiện tại", hệ tính lại ngay khi ghi danh — thử ↻ Làm mới ở trang bên đó. Nếu bé đang học hai lớp, "lớp hiện tại" là lớp vào sau cùng.
Em gõ mã học sinh mà báo Sai email/mật khẩu.: Đang đứng nhầm trang. Câu đó là của trang dành cho nhân viên. Trang của học sinh có tiêu đề 📝 Làm bài kiểm tra và hai ô ghi Mã học sinh · Mã PIN, ở cms-trungtam.pages.dev/kiemtra-hs.
Sai mã học sinh hoặc mã PIN.: Đúng trang rồi nhưng gõ sai. Mã học sinh có dấu gạch nối (HS26-0024). Không nhớ PIN thì mở hồ sơ bé, bấm 🔄 Đổi mã PIN.
Tài khoản chưa được gán học sinh, nhờ thầy/cô kiểm tra lại.: Tài khoản đăng nhập được nhưng không nối với hồ sơ nào. Báo em để nối lại.
Bên Thu phí không thấy lớp vừa mở: Trang Thu phí chỉ liệt kê lớp đang mở. Lớp bị đóng nhầm thì vào tab 🏫 Lớp & lịch học, bấm Mở rồi Mở lại lớp.
Giờ kết thúc phải sau giờ bắt đầu: Gõ nhầm giờ khi thêm buổi. Lớp học qua nửa đêm thì khai thành hai dòng.
Cột Buổi kế tiếp để trống dù lớp đã khai lịch: Buổi kế tiếp rơi vào ngày nghỉ của trung tâm nên bị bỏ qua, hoặc dòng lịch có ngày áp dụng từ ở tương lai. Xem lại ngày ở dòng lịch.
Các câu nhắc điền ô còn trống: Họ tên không được để trống · Tên không được để trống · Nhập tên hiển thị · Nhập mã chương trình · Chọn lớp — đúng như chữ, điền ô đó rồi bấm lại.
Không đọc được dòng nào · Không thấy cột họ tên nào có dữ liệu: File Excel không có cột họ tên, hoặc cột đó rỗng. Hệ nhận nhiều cách đặt tên cột (họ tên · hoten · tên học sinh · name). Không chắc thì bấm ⬇︎ Tải file mẫu rồi đổ dữ liệu vào đúng cột.
Bấm Xoá cả nhóm thì thấy migration 0139 chưa chạy: Phần máy chủ của nút xoá nhóm chưa được cài. Báo anh Thắng — không phải lỗi thao tác, và không có cách nào tự xử trên trang.
Chưa tick em nào: Bấm Ghi danh cả nhóm hay Xoá cả nhóm mà chưa tick ai. Tick ô vuông ở đầu dòng trước — hoặc tick ô trên cùng để chọn hết những dòng đang hiện.
Chọn lớp đã: Đã tick người nhưng ô lớp trên thanh xanh còn để — chọn lớp —.
Bấm Xoá cả nhóm mà một số em không xoá được: Đúng như thiết kế. Hồ sơ đã có ghi danh lớp, điểm danh, hoá đơn hay tiền đã thu thì máy chủ từ chối và in nguyên văn lý do thành một bảng. Phần xoá được vẫn đã xoá. Đọc lý do rồi xử từng cái — gỡ thứ đang vướng, hoặc dùng Cho nghỉ trung tâm để giữ nguyên lịch sử.
Mọi dòng đang để «bỏ qua» — không có gì để nhập: Ở bước 2, cột Việc sẽ làm của mọi dòng đang là Bỏ qua. Đổi ít nhất một dòng sang Tạo mới hoặc Điền bù ô trống rồi bấm lại.
Phải có ngày vào lớp · Phải có ngày áp dụng từ: Bấm Lưu khi ô ngày còn trống. Điền ngày rồi lưu lại.
Ngày nghỉ phải sau ngày vào lớp · Ngày kết thúc phải sau ngày áp dụng: Hai ngày bị đảo. Kiểm lại xem có gõ nhầm năm không — lỗi hay gặp là gõ 2025 thay vì 2026.
Bé đang học lớp này rồi: Đã có một dòng ghi danh đang học ở đúng lớp đó. Muốn đổi ngày thì bấm 📅 Sửa ngày trên dòng đã có, đừng ghi danh thêm lần nữa.
Sửa ngày vào lớp rồi mà số buổi bên Thu phí vẫn chưa đúng: Còn một ngày nữa chưa khớp: lịch lớp có thể đang khai từ ngày muộn hơn. Vào tab 🏫 Lớp & lịch học, bấm 📅 Sửa ngày trên dòng lịch và khai lùi áp dụng từ về đúng ngày.
Nhập Excel xong thiếu vài dòng: Dòng không có họ tên bị bỏ qua, và dòng trùng thì mặc định không tick. Xem lại bảng xem trước trước khi bấm nhập.